HS-Scan 1.0 - Dokumente scannen und als PDF speichern

HS-Scan 1.1

HS-Scanner 1.1 ist ein Scan-Programm welches die WIA-Scantreiber des Betriebssystems verwendet. Sie können damit Dokumente scannen und als PDFs in einem Verzeichnisbaum ablegen.
Das Programm kann so für die Realisierung eines papierfreien Büros verwendet werden.
Die PDFs können auch sehr einfach als Mail verschickt werden.

Da fast alle Scanner diese WIA-Treiber unterstützen dürften die meisten Scanner damit funktionieren. (WIA = Windows Image Acquisition).
Dafür gibt es aber keine Garantie. Getestet wurde das Programm mit Canon Lide 210 und einem Canon Multifunktionsdrucker.
Wenn der WIA Dienst bei Ihnen zufällig nicht läuft, finden Sie unter folgendem Link eine Anleitung um ihn wieder zum Leben zu erwecken: WIA neu starten.

Der Nachteil des WIA-Treibers ist die sehr eingeschränkte Möglichkeit einer individuellen Speicherung und Bearbeitung.
Hier soll HS-Scan ein wenig helfen.
Das Programm HS-Scan ist keine Bildbearbeitung. Es kann aber automatisch (über Voreinstellungen) die Scans für gute Lesbarkeit in den PDFs optimieren.

Erste Verwendung
Erst sollten einige Voreinstellungen vorgenommen werden.
Achten Sie darauf, dass der Scanner vor dem Start des Programms angeschlossen ist, oder wenn ein Multifunktionsdrucker verwendet wird, dass der Drucker eingeschaltet ist.
Das Programm sucht beim Start nach einem angeschlossenen Gerät und zeigt es an - links oben in der ComboBox. Wenn dort mehrere Geräte angzeigt werden, wählen Sie das richtige aus. Wenn Sie vergessen haben das Gerät anzuschließen, können Sie mit der Schaltfläche "Scanner erneut suchen" die Suche erneut starten.

Oben befindet sich ebenfalls eine Möglichkeit das Programm zu skalieren. Wenn die Schrift bei Schaltflächen, Ordnern oder Dateien schwer leserlich ist, ist das Verhältnis zwischen Bildschirmgröße und Auflösung ungünstig. Dann ist eine Skalierung über 100 notwendig. Meistens reicht eine Skalierung von 110 oder 120 aus. Ändern Sie dazu mit den Pfeilen die Skalierung und klicken Sie anschließend auf die Zahl. Das Programm öffnet sofort erneut mit der geänderten Skalierung.
Diese geänderte Skalierung wird nach einem Neustart des Programms beibehalten.

Die eingescannten Bilder können in den meisten Fällen - nach dem Umwandeln in eine PDF-Datei - gelöscht werden.
Daher legt das Programm beim ersten Start für diesen Zweck einen Unterordner "Scans" im Verzeichnis "Bilder" (Pictures) an. Wenn dieses Verzeichnis schon vorhanden ist und von einem anderen Programm benutzt wird, können Sie einen anderen Ordner anlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis und wählen Sie die erwünschte Aktion.

300 dpi ist normalerweise die richtige Scan-Auflösung. 600 dpi Auflösung ist nur für hochwertige Bilder sinnvoll.

Speichern Sie bitte jetzt diese Einstellungen mit der Taste "Speichern".

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Automatische Bildverarbeitung einstellen
Wenn die Scan-Voreinstellungen für Ihren Scanner nicht passen, können Sie diese korrigieren.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Voreinstellungen" und legen Sie ein typisches DIN-A4 Blatt in den Scanner (z.B. eine Rechnung).
Im Fenster "Voreinstellungen" klicken Sie als erstes oben im Fenster auf "Vorschau scannen".
Das Blatt wird ohne Korrekturen eingescannt.
Überprüfen Sie jetzt die vorgewählten Werte in dem Sie die Taste "Einstellung überprüfen" klicken und gedrückt halten. (Wenn Sie die Maustaste los lassen wird wieder das Originalbild angezeigt.)
Überprüfen Sie ob das Bild ausreichend kontrastreich ist. Wenn nötig, experimentieren Sie in kleinen Schritten mit den Schiebereglern "Helligkeit" und "Kontrast" und überprüfen Sie immer wieder das Ergebnis.
Überprüfen Sie ebenfalls ob die eingescannten Bilder korrekt zugeschnitten sind, oder ob störende Ränder sichtbar sind.

Wenn alles zufriedenstellend eingestellt ist, speichern Sie die Einstellung für DIN A4 und schließen Sie das Fenster.
Wenn erwünscht, können Sie natürlich vor dem Schließen (aber nach dem Speichern!), auch die Werte für "Bilder" oder die "Variante" - mit den dazu passenden Scan-Vorlagen - überprüfen und korrigieren.
Scannen Sie jetzt das eingelegte Blatt. Das gescannte Bild wird jetzt mit der aktuell gewählten Einstellung, im dem Ordner für gescannte Bilder, abgelegt.

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PDF-Erstellung vorbereiten
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Bilder > PDF". Die Bildvorschau verschwindet und Sie sehen zwei Dateilisten.
Auf der linken Seite ist jetzt die Bilddatei der frisch gescannten Seite sichtbar.
Wenn Sie mehrere Seiten gescannt haben, sind diese Bilddateien hier in der Reihefolge der Erstellung sichtbar.
Wenn Sie diese Bilder löschen wollen, können Sie mehrere Dateien schnell markieren in dem Sie mit gedrückter linken Maustaste von oben nach unten drüber ziehen.
Danach können Sie die Bilder mit der Löschtaste (entf) löschen.
Wenn Sie einzelne Bilder auswählen wollen, klicken Sie auf die Lupe-Schaltfläche, damit die Bilder sehen und auswählen können.

Wenn Sie die Qualität näher betrachten wollen, können Sie auf eine Bilddatei mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend im Standard-Bildbetrachter öffnen.
Damit können Sie in das Bild hineinzoomen und die Qualität überprüfen.
Sie können aber auch mit der Lupe-Schaltfläche oder einem Doppelklick auf eine Bilddatei das Fenster "Bild bearbeiten" öffnen. (Siehe Abschnitt "Bilder ansehen und bearbeiten").

Oben auf der rechten Seite sollten Sie jetzt den Ordner für Ihre PDF-Ablage aussuchen oder erstellen.
Vorausgewählt ist der Ordner "Documents". Es ist im deutschsprachigen Windows Explorer das Verzeichnis "Dokumente".
Mit der Schaltfläche mit dem grünen + können Sie einen neuen Unterordner für die PDF-Ablage anlegen. Ich benenne den Ordner "0-Papier" damit der Ordner am Anfang des Ordners Dokumente liegt. Dies können Sie natürlich für sich frei entscheiden.
Wenn Sie wollen, können Sie im PDF-Ablageordner eine ganze Reihe zusätzlicher Unterordner des Ablageordners anlegen, z.B. für Rechnungen, Versicherungen, Banken etc..
Wenn Sie jetzt einen dieser Ordner mit einem Doppelklick öffnen sehen Sie in der Dateiliste darunter die Dateien dieses Ordners.
Wenn Sie wollen, können Sie oben im Scan-Fenster die Checkbox "1" anklicken. Danach werden Verzeichnisse mit nur einem Klick geöffnet.
Speichern Sie bitte jetzt die Einstellung für die PDF-Ablage! (Die rote Schaltfläche unten).

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Bilder ansehen und bearbeiten
Wenn Sie auf eines der eingescannten Bilder doppelklicken oder auf das Lupen-symbol klicken - öffnet sich das Fenster "Bild bearbeiten".
Hier können Sie ein Bild ansehen oder mit einem externen Programm drehen, zuschneiden und korrigieren.
Ich empfehle dafür die Freeware IrfanView, da dieses Programm extrem schnell startet und nahtlos mit HS-Scan zusammenarbeiten kann.
Wenn die Checkbox "Anleitung" angekreuzt ist, wird automatisch eine Kurzanleitung für Irfanview angezeigt.
Hiermit kann eine Bild-Datei gedreht, oder ein Auschnitt gemacht werden.
Wenn Sie in Irfanview die Änderung mit Strg-S gespeichert haben, sehen Sie die Änderung wenn Sie die Maus über das Bildfenster von HS-Scan bewegen.
Wenn Sie keine Änderung sehen, klicken Sie auf die Lupe.
Wenn eine Bearbeitung fehlerhaft ist, können Sie mit der Schaltfläche "Bearbeitung rückgängig" die Bearbeitung komplett rückgängig machen.
Siehe genauer in der Kurzanleitung für Irfanview, die automatisch angezeigt wird solange die entsprechende Checkbox angekreuzt ist.
Wenn Sie IrfanView viel verwenden, können Sie eine Spende an den Programmierer von IrfanView in Erwägung ziehen.

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Erste PDF erstellen
Öffnen Sie auf der rechten Seite den gewünschten Ziel-Ordner.
Wählen Sie links ein oder mehrere Scans aus (BMP-Dateien). Sie können sehr schnell mehrere Bilder wählen in dem Sie die Maus über die Dateiliste ziehen.
Ich empfehle als PDF-Kompression die mittlere Kompression.
Klicken Sie jetzt auf die große Schaltfläche mit dem PDF-Zeichen. Schreiben Sie einen bezeichnenden Namen für die PDF und in Windeseile wird eine PDF erstellt. Wenn Sie auf die PDF klicken können Sie in der Fußleiste deren Größe sehen. Die Größe ist von der voreingestellten Kompression abhängig.
Ein Doppelklick öffnet die PDF in Ihrem standard PDF-Reader.

Nach der Erstellung eines PDFs (und nach dessen Überprüfung,) sollten die gescannten Bild-Dateien gelöscht werden da sie als BMP-dateien recht groß sind.

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Weitere Einstellungen
Im Hauptfenster können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Vorsilbe und Ziffern
Die Dateinahmen der gespeicherten Scans werden hiernach automatisch gegeben. Wenn Sie die Vorsilbe "Scan" und "3" Ziffern auswählen, wird die erste Datei "Scan001.bmp" genannt. Wenn diese Datei schon vorhanden ist werden die Ziffern erhöht bis ein freier Dateiname gefunden wurde (Scan001 - Scan999). Wenn Sie mehr Optionen brauchen, erhöhen Sie einfach die Zahl der Ziffern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Scans versehentlich überschrieben werden. Sie können sich auch eine eigen Vorsilbe ausdenken. Wenn Sie die Einstellung sichern wird Ihre Vorsilbe beim nächsten Start verwendet.
Mit "Bld. sp." (Bild erneut speichern) können Sie das gerade abgelegte Bild erneut speichern. (Wenn es versehentlich gelöscht wurde)
Mit der Schaltfläche "Voreinstellungen" öffnen Sie das Fenster für die Einstellungen der automatischen Bildbearbeitung für Text, Bilder oder eine frei konfigurierbare Variante.
Mit der Auswahlbox "Verwendete Voreinstellung" können Sie eine dieser Voreinstellungen auswählen.

Im Fenster "Voreinstellungen" können Sie folgendes einstellen:

Erst müssen Sie ein unbearbeitetes Bild mit "Vorschau scannen" einscannen.
Wählen Sie aus welche Variante bearbeitet werden soll. "DIN A4 - Standard" ist für Rechnungen etc. Hier ist der Kontrast deutlich erhöht um Grauschleier zu mindern. Wenn Ihnen die Voreinstellung zu radikal erscheint, können Sie es hier abmildern.
Mit "Bilder" werden Bilder besser wiedergegeben. "Variante" kann als Alternative verwendet werden.
Verändern Sie in kleinen Stufen Kontrast und Helligkeit. Nach jeder Änderung auf "Einstellung überprüfen" klicken - um das Ergebnis zu überprüfen.
Schauen Sie danach ob störend Ränder sichtbar sind. Wenn dies der Fall ist, können die vorgegebene Werte für links, rechts, oben und unten geändert werden. (Bereich "Zuschnitt")
Mit "Übernehmen + speichern" speichern Sie die aktuelle Einstellung.
Achtung!! wenn Sie eine Einstellung verändert haben, müssen Sie diese vor dem Wechsel in die nächste Variante sichern. Sonst werden die Standardwerte der nächsten Variante geladen und die geänderte Einstellung ist weg.

Im Fenster "PDF" können Sie folgendes einstellen:

Mit den kleinen Schaltflächen oben können Sie den Weg zurück zu den Ordnern Bilder und Dokumente schnell finden.
("Picts" und "Docs")
Mit der Schaltfläche "Verzeichnisse neu laden" werden die Inhalte der Ordner erneut ausgelesen. (Wenn externe Änderungen nicht angezeigt werden)
Wenn die Checkbox "1" angekreuzt ist werden Verzeichnisse mit einem Klick geöffnet und nicht mit einem Doppelklick wie üblich. Damit können Sie flüssiger in einem Verzeichnisbaum navigieren.
Mit der Backspace-Taste der Tastatur springen Sie eine Ebene zurück im Verzeichnisbaum.
Die Schaltflächen hier unterhalb sind selbsterklärend. Gehen Sie mit der Maus drüber, die Erklärung wird angezeigt. Sie können Ordner anlegen (,) löschen () und umbenennen.
Darunter können sie die PDF-Kompression einstellen. Gute Scans können bis zur mittleren Kompression verkleinert werden ohne das ein wesentlicher Verlust auftritt. Mit starker Kompression werden Artefakte sichtbar, allerdings auch die PDFs noch kleiner.
Das Briefsymbol öffnet das zuständige Mailprogramm. Gleichzeitig werden die PDF-Ordner von HS-Scan in Drag&Drop-Modus versetzt. Sie können jetzt PDFs in das entsprechende Mailprogramm ziehen um diese als Anhänge zu versenden.
Die Lupe öffnet ein Fenster wo das aktuelle gescannte Bild angezeigt wird. Danach können weiter anzuzeigenden Dateien mit einem Klick oder über die Pfeiltasten ausgewählt werden.
Hier kann ein externes Programm für Bildbearbeitung aufgerufen werden wie z.B. IrfanView (siehe Abschnitt "Bilder ansehen und bearbeiten..."). Für Irfanview kann beim Programmstart automatisch eine Kurzanleitung angezeigt werden.
Wenn Sie im PDF-Ordner mit der rechten Maustaste klicken, können Sie das Programm für die Darstellung der PDFs auswählen. Oft ist die Darstellung über den Browser eine gute Wahl.
Sehr schnell startet auch wieder Irfanview, allerdings nur wenn Sie die dazu benötigte Erweiterung installiert haben.
Wenn hier eine Voreinstelluing definiert wurde, kann diese auch hier gelöscht werden.
Mit den kleinen Pfeiltasten können Sie Bilder in die Ordner verschieben. Sie können aber auch PDFs aus einem der PDF-Ordnern in den Scan-Ordner verschieben um diese danach in einem anderen Ordner abzulegen.
Da auf der linken Seite immer nur der Scan-Ordner angezeigt wird, kann HS-Scan nicht die Funktion eines klassischen Zwei-Fenster-Dateimanagers erfüllen.
Mit der Edit-Taste können Sie eine PDF umbenennen.
Zu guter Letzt können Sie Ordner-Einstellungen und Kompressionsgrad mit der Speichertaste speichern.
Fehlt nur die Tür zum Ausgang ...

WIA-Dienst neu starten

Klicken Sie auf das Lupensymbol oder Eingabefeld in der Taskleiste und tippen Sie ins Eingabefeld "Dienste".
Bei älteren Windows.Versionen tippen Sie "Dienste" in das Feld "Ausführen" .
Drücken Sie Enter.
Scrollen Sie in der Liste runter zu "Windows Bilderfassung (WIA).
Klicken Sie rechts auf den Dienst und wählen Sie Eigenschaften.
Wenn Starten nicht möglich sein sollte, können Sie den Dienst erst anhalten und danach wieder starten.
Als Starttyp wählen Sie automatisch.

Wenn Ihr Scanner WIA unterstützt, müsste jetzt der Dienst laufen.

Danksagung / Verwendete Module
Für die Programmierung wurden die Versionen 10.3.3 und 12 der Delphi Community Edition verwendet.
Für den Zugriff auf die WIA-Komponte des Betriebssystems verwende ich die Image Acquisition Component Suite von VinSoft.
Für das Herstellen der PDFs wurde die Delphikomponente SynPDF von Synopse verwendet.
Alle andere Bestandteile sind mit den oben genannten Delphi-Versionen in den Monaten Januar bis März 2021 und Januar bis Juli 2025 programmiert.
Den Herstellern und den vielen Helfern im Internet, die ihr großes Können kostenfrei weitergeben, schulde ich ein herzliches Dankeschön!

Die Verwendung des Programms ist auf eigene Verantwortung.
Kein Entwickler, der seine Programme als Freeware anbietet, kann eine unbedingte und für immer gültige Garantie für das Programm anbieten.
Der Hersteller achtet sorfältig auf Virenfrei Entwicklungsumgebung.
Die mit Delphi programmierten Anwendungen, gelten als ungewöhnlich unabhängig von den Updates des Windows-Betriebssystems.

Viel Spaß beim Probieren!

Copyright Hjalmur Sighvatsson - Juli 2025
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