• Was ist neu in Verion 2.0
• Erste Schritte
• Dateneingabe

• Brief & Briefkopf
• Etikettendruck
• Kalender
  
• Einzelne oder mehrere Lehrer
• Drucken
• Der DB-Navigator  (DB = Datenbank)
  

• Nur Gruppen
• Nur Einzelschüler
• Nur aktive Schüler
• Nur eigene Schüler
• Nur Mitarbeiter-Schüler
  
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• Daten importieren
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• Brief
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• Dateneingabe
• Stundenplan
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• Berichte
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• Klassenliste
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• Instrumente / Noten / Verleih
  

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• Bankeinzug
• Kalender
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Die HS-Schülerverwaltung ist ein Datenbankprogramm für Musiklehrer, (Instrumentallehrer, Gesangslehrer, Lehrer an Musikschulen). Ich als Klavierlehrer suchte selber lange nach Lösungen auf diesem Gebiet, und habe einige Datenbanken ausprobiert um sie an die Anforderungen eines Musiklehrers anzupassen. Da ich aber nichts absolut geeignetes gefunden habe, habe ich mich irgendwann entschlossen, selber für Abhilfe zu sorgen. Ich kaufte die Standardversion von Delphi 5 und habe als erstes einen Rechner programmiert (HS-Rechner) um eine gewisse Fingerfertigkeit auf diesem Gebiet zu erwerben.  Dann habe ich im Sommer 2002 die Professionalversion von Delphi 5 erworben und programmiere seitdem in meiner Freizeit an dieser Schülerdatenbank. Meine Hoffnung ist, dass einige Kollegen auch von diesem Projekt profitieren können. Für Anregungen und konstruktive Kritik bin ich dankbar.

Was ist neu in Version 2.0?
In der Version 2.0 kommt eine neue Datenbank zum Einsatz.
Nach dem Borland™  schon vor einigen Jahren die Pflege der BDE (Borland Database Engine) eingestellt hat war es nur eine Frage der Zeit, wann sie nicht mehr mit einer aktuellen Windows-Version kompatibel sein würde. Dies ist schon zum Teil mit Windows Vista der Fall gewesen. Zwar hat man mit einem kleinen Trick die BDE immer noch zur Zusammenarbeit überreden können, aber dies hat sicherlich einige potenzielle User abgeschreckt.
In der Version 2.0 kommt die Absolute Database™ zum Einsatz. Sie hat gleich mehrere Vorteile:  Als erstes ist sie kompatibel zu Windows XP, Windows Vista und Windows 7 (32 Bit und 64 Bit), sie ist schnell, kann große Mengen von Daten erfassen, benötigt nur eine einzige Datenbank-Datei, braucht keine Daten im Windows-Verzeichnis und schreibt nichts in die Registrierungdateien. 
Benutzer der Version 1.8 müssen nur einmal die Daten aus der alten Version importieren. Danach müsste alles wie vorher funktionieren. Lesen Sie dazu die Anleitung im Abschnitt  Daten übernehmen.
Weitere Informationen in der Versionsgeschichte.


Erste Schritte
Um sich später zusätzliche Arbeit zu ersparen, sollten Sie am Anfang, das Programm Ihren Anforderungen anpassen.

Als erstes ist es sinnvoll, im Menü "Einstellungen" auf "Auswahllisten bearbeiten" zu klicken.  Hier sollten Sie Ihr Fach / Fächer an die erste Stelle in der Fächerliste eintragen. Alle andere Einträge (Beispiele) können gelöscht werden. Klicken Sie hierfür auf die Einträge die gelöscht werden sollen und anschließend auf die Schaltfläche "Löschen". Als nächstes sollten Sie (wenn Sie an einer Musikschule arbeiten), unter dem Punkt "Schule/Privat" geeignete Kürzel für Ihre Schule eingeben. Klicken Sie dazu auf "Schule1" und anschließend auf "Bearbeiten".  Geben Sie dann ein neues Kürzel ein. Alle anderer Auswahllisten (Rollboxen) können später bearbeitet werden.

Als nächstes klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf "Grundeinstellungen" und geben die wichtigsten Informationen ein. Viele davon werden für die diversen Druckfunktionen benötigt und wenn hier nichts eingegeben wurde, bleiben Briefköpfe und Berichtsköpfe unvollständig.

Klicken Sie jetzt auf das grüne Pluszeichen in der Symbolleiste (oben). Damit fügen Sie einen neuen Datensatz ein, in den alle Informationen über den ersten Schüler eingegeben werden können. Wenn Sie die Informationen eingegeben haben und weitere Schüler mit ähnlichen Informationen eingeben wollen, können Sie jetzt im Menü "Einstellungen" auf "Vorgaben für neuen Datens. speichern" klicken. Dadurch werden alle Informationen die jetzt oberhalb der Linie in der Eingabemaske stehen automatisch mit in den nächsten Datensatz eingegeben. (z.B. wenn Sie am gleichen Tag und am gleichen Ort mehrere Schüler unterrichten).

Es ist empfehlenswert die vorhandenen Gliederungsdatensätze nicht zu überschreiben oder zu löschen. Diese sind fast leere Datensätze mit den Namen der Wochentage, die der verbesserten Übersicht in den Tabellen dienen.
Gliederungsdatensätzen werden mit einem Häkchen in der Eingabemaske gekennzeichnet und werden in vielen Fällen automatisch herausgefiltert.
 

Dateneingabe
Die Dateneingabe erfolgt über die Eingabefelder der Eingabemaske, die beim Programmstart automatisch geöffnet wird.  Auf den ersten Blick sieht es hier nach viel Arbeit aus. Viele Felder müssen für jeden Schüler ausgefüllt werden. Es sind aber einige Hilfen einprogrammiert worden, um diesen Vorgang zu beschleunigen. Auf der rechten Seite der Eingabemaske sehen Sie in einer Tabelle eine Übersicht der schon eingegebenen Datensätze. Diese können nach Nachnamen oder Tagen sortiert und angesteuert werden. (Schaltflächen rechts oder unterhalb der Tabelle.)

Die Informationen über jeden Schüler werden in Datensätzen gespeichert.  Wenn Sie einen neuen Datensatz eingeben wollen (einen neuen Schüler), haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können auf das Plus-Zeichen in der Symbolleiste klicken. Sie können über das Menü "Datensatz" auf "Neu" klicken oder Sie verwenden das Tastaturkürzel "Strg-N".

Wenn Sie mehrere Schüler am gleichen Ort und am gleichen Tag eingeben, lohnt es sich, die Funktion "Vorgaben für neuen Datens. speichern" zu benutzen (Menü "Einstellungen" oder Strg-Q) Dann werden die aktuellen Eingaben gespeichert und beim nächsten neuen Datensatz verwendet. (Die Eingaben oberhalb von der Querlinie in der Eingabemaske.)

Die meisten Felder sind selbstklärend, trotzdem hier das wichtigste im Überblick.
Tag = Wochentag, der hier als Zahlenwert eingegeben werden muss. (1 = Montag, 2 = Dienstag u.s.w.) Der Tag kann gegliedert werden mit einer weiteren Zahl oder einem Buchstaben. (z.B. 11, 12, 13 ... 1a, 1b, 1c, ... 1.1, 1.2, 1.3  u.s.w) Wenn die erste Zahl eine Eins ist, wird die Zahl als Montag interpretiert. Es können auch Buchstaben eingegeben werden, aber nur die Buchstaben "e" , "i" und "v" haben eine Bedeutung. ("e"  = ehemalige Schüler, "i" = Interessent, "v" = Verwaltung). Es kann sehr nützlich sein, die ehemaligen Schüler eine Weile weiter zu führen, weil  z.B. wegen Steuererklärung noch einmal nachgeschaut werden muss wann der Schüler aufgehört hat. Die Buchstaben "i" und "v" werden automatisch zugewiesen, wenn das Feld "Schule / Privat" auf Interessent oder Verwaltung geändert wird, können aber auch manuell zugewiesen werden.
Uhrzeit = Uhrzeit der Stunde. Dieser Wert kann mit der Löschfunktion gelöscht werden, wenn er vergeben wurde. Klicken sie dazu mit der linken und anschließend mit der rechten Maustaste ins Feld. Dann erscheint der Befehl "Feld löschen". Da dass das Programm die korrekte Zeiteingabe überwacht, wird die leere Eingabemaske nicht als korrekte Zeit akzeptiert. Die Zeitangabe kann aber auch mit der "Backspace-Taste" gelöscht werden.
Fach = Unterrichtsfach. Dies kann auch aus der Auswahlliste ausgewählt werden, falls vorhanden. Wenn Ihr Fach nicht vorhanden ist, schreiben Sie es ins Eingabefeld. Es wird anschließend automatisch in die Liste aufgenommen. (Beim Wechsel ins nächste Feld)
Unterrichtsform.  Unterschieden wird zwischen Einzelstunden und verschiedenen Gruppengrößen. (Gruppen müssen immer mit dem Buchstaben "G" anfangen. "Blockflötengruppe" wird z.B. nicht als Gruppe erkannt, und dann lässt sich auch keine Gruppennummer eingeben).
Unterr.zeit = Größe der Unterrichtseinheit. (1 = Ganze Stunde,   0,25 = viertel Stunde,    0,5 = halbe Stunde,   0,75 =  Drei viertel Stunde,    0,375 = halbe dreiviertel Stunde  u.s.w). Wie lang die Unterrichtseinheit tatsächlich ist, lässt sich im Menü "Einstellungen" / "Grundeinstellungen" einstellen.
Gr. Nr. = Gruppennummer.  Dieser Wert kann nur bei Gruppen eingegeben werden. Wenn als Unterrichtsform "Gruppenunterricht" eingegeben wurde, versucht das Programm eine logische Gruppennummer einzugeben. Wenn es einen Eintrag am gleichen Tag und zur gleichen Zeit findet, vergibt das Programm dieselbe Gruppenummer, sonst bei jeder neuen Uhrzeit eine Nummer höher. Für die Darstellung im Stundenplan ist dies nicht wichtig, aber in der Stundenplantabelle werden die Gruppen dadurch sichtbar.
Anfangsdatum =  Anfangsdatum des Schülers. Dieser Wert wird auch überwacht aber lässt sich über die Löschfunktion oder mit Backspace löschen (siehe "Zeit").
Abmeldedatum. Dieser Wert wird ebenfalls überwacht. Wenn Sie ein Abmeldedatum vordatieren wird das Progamm den Schüler beim ersten Programmstart nach diesem Datum automatisch als einen ehemaligen Schüler führen. Gegebenfalls wird der Schüler ab dann in der Finanztabelle nicht mehr automatisch geführt und er wird auch aus der Bankeinzugstabelle entfernt.
Art (Schule / Privat) = Art des Schülers. Unterschieden wird zwischen Privatschülern, Schule1, Schule2, Ehemalige Schüler, Interessenten, Lehrer, Verwaltung und Verleih. Bei "ehemaligen Schülern" wird der Tag auf "e" umgestellt. Bei Interessenten wird der Tag "i" eingestellt. Bei Verwaltung wird der Tag "v" eingestellt. "Verwaltung" ist für die verschiedenen Anschriften der Musikschulen gedacht. Bei dieser Einstellung verändert sich die Feldbeschriftung "Eltern Vor-  und Zuname" in "z. Hd. :" Dieses Feld kann dann für die erweiterte Empfängerangabe benutz werden. "Verleih" ist für die Kunden des Instrumenten- oder Notenverleihs vorgesehen. Lehrer ist für die Mitarbeiter. Sie werden wie normale Schüler eingegeben aber vom Programm über die Filterfunktionen separiert.
Unterrichtsort = Schulgebäude, zu Hause, bei dem Schüler. Der Ort des Unterrichts. Ist vor allem in größeren Musikschulen wichtig.
Bezirk = Stadtbezirk   (Bei größeren Musikschulen)
Raum = Unterrichtsraum (Nummer oder eine andere Bezeichnung)

Die Angaben zum Schüler sind meist selbsterklärend.
Das Feld mit dem Geburtsdatum färbt sich gelb am Tag vor dem Geburtstag, rot am Geburtstag und hellblau am Tag danach.
Schülernummer dient der eindeutigen Identifizierung eines Schülers in einer Musikschule. Diese Nummer könnte bei einem Online-Abgleich der Stundenpläne (Siehe "Online-Stundenplan") von einer Bedeutung sein, muss aber sonst nicht ausgefüllt werden.
L_ID  = Lehrer ID-Nummer. Dieses Feld ist nur sichtbar bei der Sortiereinstellung für mehrere Lehrer. (Siehe Schaltflächen.)  Die Tabelle wird dann bei Sortierung "Tag/Zeit" erst nach L_ID sortiert und dann erst nach Tag und Zeit.
Eltern Vor- und Zuname  wird im Normalfall für die Adressierung von Briefen, Etiketten u.s.w. benutzt. Wenn dieses Feld leer ist, wird der Schülername verwendet. Wenn ein Schüler z.B. volljährig wird und er selber angeschrieben werden soll und nicht mehr die Eltern, genügt es, dieses Feld zu löschen und die Anrede und Briefanrede auf den Schüler umzumünzen. Wenn als Tag "v" eingestellt ist, wird das Feld "Eltern Vor- und Zuname" für zusätzliche Empfängerangabe benutzt. ("z. Hd. " wird angezeigt.)
Anrede (Herr / Frau) und Briefanrede (Lieber Herr ...) werden für die Brieffunktion benötigt.

Die Auswahlfelder (Scrollboxen mit einem Pfeil auf der rechten Seite) werden meisten automatisch erweitert, wenn ein Wert eingegeben wird der noch nicht in der Liste ist. Das nächste Mal kann der Wert aus der Liste gewählt werden. Diese Listen können gezielt bearbeitet werden über das Menü "Einstellungen" / "Auswahlfelder bearbeiten".

Dann sind da noch einige Kästchen, die angeklickt werden können

für eine bessere Übersicht in den Tabellen vorteilhaft, die Tage oder Tagesabschnitte mit einem Gliederungsdatensatz anzufangen). Die Gliederungsdatensätze werden oft automatisch beim Druck ausgefiltert.

Sortierung kann entweder nach Nachname / Vorname oder nach Tag / Zeit erfolgen.

Mit dem Erinnerungsdatum kann das Programm Sie an Aufgaben für einen bestimmen Schüler erinnern. Wählen Sie mit dem Pfeil (Ein Kalender wird geöffnet) das gewünschte Datum aus. Das Datum der Aufgabenerfassung wird  ins Notizenfeld geschrieben
(z.B. 01.01.10 >>). Die dazugehörige Aufgabe können Sie in dem Notizenfeld hinter dem Datum notieren. Wenn dieses Erinnerungsdatum erreicht wurde öffnet das Programm den dazugehörigen Datensatz. Der Namer des Schülers und das Notizfeld werden gelb angezeigt. Wenn mehrere fällige Aufgaben vorhanden sind, können Sie mit der grünen Pfeiltast zwischen diesen Aufgaben wechseln.
Wenn die Aufgabe erledigt wurde löschen Sie dieses Datum am besten mit der Dazugehörigen Löschschaltfläche (Mit einem Kreuz).  Das Datum der Erledigung wird jetzt ins Notizfeld hinter der von Ihnen geschriebenen Aufgabe eingetragen. (z.B. << 01.02.10)

Oben in der linken Ecke sehen Sie dann eine laufende Nummer die Sie nur lesen aber nicht verändern können. Diese Nummer wird bei jedem neuen Datensatz erhöht und da sie nur einmal im Leben vergeben wird ist sie die eindeutige Identifikation des Schülers / Datensatzes.  (Auch wenn Sie alle Datensätze löschen wird diese Nummer beim nächsten neuen Datensatz weiter erhöht).

Oben in der rechten Ecke neben der Tabelle sehen Sie das aktuelle Datum. Wenn Sie darauf klicken, sucht das Programm nach Schülern die gestern, heute oder morgen Geburtstag haben. Wenn Sie sehr viele Schüler aufgenommen haben kann dies einige Sekunden dauern. (In den Grundeinstellungen können Sie das Programm veranlassen, immer am Programmstart nach Geburtstagen zu suchen.)

Die Schaltflächen " –> F"  und   "–> K"  tragen den Schüler zusätzlich in die Finanztabelle und in die Klassenliste ein.




Schaltflächen


Brief & Briefkopf
Die Brieffunktion ist für den schnellen und reibungslosen Briefverkehr mit den Schülern oder mit der Musikschule gedacht. Wenn der Datensatz eines Schülers ausgewählt ist, können er oder seine Eltern, mit einem Klick auf das Briefsymbol (Symbolleiste) angeschrieben werden. Der Briefkopf und die Anrede werden automatisch generiert  und Sie können gleich mit Betreffzeile und Brieftext loslegen.
 
In dem Rahmen "Daten verwenden", können Sie entscheiden, wer angeschrieben werden soll. Mit "Aktuellen Datensatz" wird nur der Schüler (Schülereltern) des aktuellen Datensatzes angeschrieben. Wenn Sie "Markierte Dateien" oder "Aktuelle Filtereinstellung" auswählen, wird ein Serienbrief an alle Schüler die dem Filter  oder den Markierungen entsprechen, generiert, mit dem Text, den Sie eingegeben haben. Voraussetzung ist, dass Sie Angaben wie Anrede und Briefanrede auch ausgefüllt haben.  

Sie können auf die Gestaltung des Briefkopfs Einfluss nehmen in dem Sie einen Briefkopf mit: "Nur Name" (Ihr Name), "Nur Logo" oder mit "Logo und Name", auswählen. Die Einstellungen für eine genauere Gestaltung des Briefkopfes können sie von hier über die Schaltfläche "Briefkopf gestalten" erreichen. Dadurch kommen Sie zu den Grundeinstellungen und können dort die Grafikdatei für das Logo auswählen, die Maße des Logos angeben, die genaue Plazierung von Logo, Namen und Adressdaten vornehmen und vieles mehr.  

Für den Brief stehen Ihnen in der Symbolleiste eine Reihe der gebräuchlichsten Möglichkeiten für Briefformatierung zu Verfügung. Sie können die Schrift und die Schriftgröße auswählen (Voreinstellung ist Arial).  Wenn Sie die Schrift  schon vor dem Schreiben auswählen, wird diese Schrift und Schriftgröße als neue Standardschrift gewählt und in der Ini-Datei gespeichert. Sie können linksbündig, zentriert oder rechtsbündig schreiben, und Sie können die Schrift fett, kursiv oder unterstrichen machen.  Weiterhin kann der Text gespeichert und wieder geladen werden.  Der Zeilenabstand lässt sich noch nicht verändern.

Mit dem Text wird auch die Schülernummer und die Betreffzeile gespeichert. So wird bei einem erneuten Laden des Textes automatisch der richtige Schüler eingestellt. Wenn Sie einen gespeicherten Brief erneut ausdrucken müssen, können Sie wahlweise das ursprüngliche Datum verwenden. Verwenden Sie hierfür das Kontrollkästchen unten.

Wenn Sie das Häkchen "Word-Vorlage benutzen" aktivieren, wird der Briefinhalt in eine Word-Vorlage umgeleitet. Diese Vorlage kann dann bearbeitet werden und beliebig gestaltet werden. Wenn dieses Häkchen aktiviert ist, wird bei "Briefkopf gestalten" diese Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.


Etikettendruck
Wenn Sie große Umschläge verschicken müssen, können Sie sehr einfach mit dem Programm Etiketten ausdrucken. Klicken Sie dafür auf das Etikettensymbol in der Symbolleiste. In der Auswahlbox ist zwar nur eine Art von Etiketten aufgelistet, aber wenn Sie die Maße für Ihre Etiketten eingeben, werden die Schriftgröße und der Zeilenabstand neu berechnet, damit die Adressfelder darauf passen.

Stellen Sie dafür als erstes die Spalten- und die Reihenzahl ein. (Vorläufig können nicht mehr als 3 Spalten angegeben werden.) Nach diesen Angaben wird jetzt die Etikettenhöhe und Breite neu berechnet. Stellen Sie als nächstes die Ränder ein. Es handelt sich um den Abstand zwischen den Etiketten und dem Blattrand. (Entweder ist dieser Abstand auf dem Etikettenpaket angegeben oder Sie müssen ihn mit einem Lineal nachmessen. Wenn kein Abstand, bitte eine "0" eingeben) Auch der Spaltenabstand muss jetzt eingegeben werden. (Wenn zwischen den Spalten ein unbenutzter Streifen ist, was meisten nicht der Fall ist.)

Geben Sie dieser Definition einen neuen Namen (oben in der Auswahlbox) und klicken Sie auf das grüne Häkchen. Eventuell werden die Angaben jetzt erst korrigiert. Wenn das der Fall ist, überprüfen Sie ob die Größenangaben des Etiketts jetzt den Angaben des Herstellers entsprechen. Wenn ein winziger Unterschied vorhanden ist, können sie jetzt die Größenangaben direkt eingeben. Wenn das Programm die Angaben erneut korrigiert, würde ich es dabei belassen und die Definition mit den errechnetet Werten speichern.

"Umrandung drucken" bewirkt, dass Sie in der Druckvorschau eine Abbild des Etikettenumrisses erkennen.  Bei Druck auf Normalpapier, können Sie damit die Genauigkeit der Größenberechnung beurteilen.  
Letzte Reihe leer bewirkt, wie zu vermuten ist, dass die letzte Etikettenreihe nicht bedruckt wird. Das ist wichtig, wenn der Etikettenbogen unten keinen Rand aufweist und die Etiketten eher klein sind. Die meisten Drucker können nicht bis an den unteren Rand des Bogens drucken, sondern lassen 0,5 bis 1 cm frei.
Sie können natürlich auch angeben, bei welchem Etikett angefangen werden soll. So können Etiketten auch einzeln benutzt werden und nicht immer der ganze Bogen. Die Reihenfolge ist hierbei immer von oben nacht unten, und dann erst die nächste Spalte.


Kalender
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie einen Monatskalender.


Einzelne oder mehrere Lehrer  (Mitarbeiter verwalten)
Wenn die Schaltfläche mit dem Kopf gedrückt ist verändert sich zunächst die Sortierreihenfolge. Die Datensätze werden jetzt nach "L_ID" /"Tag"/"Zeit" sortiert. Gleichzeitig werden die Eingabefelder für das "L_ID" und das Filter "Nur eigene Sch." sichtbar.
Zugrunde liegt die Absicht, dieses Programm auch für kleinere Musikschulen tauglich zu machen. Die Lehrer und die Schüler werden zwar in der gleichen Datenbank geführt, werden aber über die Sortierreihenfolge und die Filter auseinander gehalten.
(L_ID = Lehrer-Identnummer). Die Schüler des Mitarbeiters (Lehrer) werden ihm zugewiesen über diese gleiche L_ID.

Wenn Sie einen Lehrer in die Schülerdatenbank aufnehmen, geschieht dies wie bei einem neuen Schüler. Stellen Sie "Art (Schule / Privat)" auf Lehrer.  Der Tag wird dadurch automatisch auf "l" (L) eingestellt.  Geben Sie dem Lehrer eine beliebige ID-Nummer.
Die Lehrkraft wird dann immer hinter den eigenen Schülern in der Tabelle geführt (Tag = L), wird aber im Stundenplan ausgefiltert, wenn Sie das Filter "Nur aktive S." benutzen.

Gegebenfalls können Sie Ihr eigenes L_ID in den Grundeinstellungen eingeben. Dies ist allerdings meistens nicht nötig. Auch ein leeres L_ID-Feld wird dann als Ihr L_ID interpretiert. Nur wenn sie selber angestellt sind bei einer Schule die diese Software benutzt müssen Sie hier Ihr L_ID eintragen. Anschließend müssen Sie dann das L_ID bei allen Ihren Schülern eintragen. (Lässt sich aber bequem über die Vorgabenfunktion einrichten)


Aktuelle Ansicht drucken
Mit der Druckerschaltfläche können Sie jederzeit die aktuelle Ansicht des Programms ausdrucken. In der Eingabemaske bekommen Sie die Daten des aktuellen Schülers. Im Register Stundenplan wird der Stundenplan gedruckt und so weiter. Weitere Druckfunktionen sind über das Menü "Drucken" und über die Schaltflächen "Brief" oder "Etiketten" zu erreichen.


Der DB-Navigator
Die 9 Schaltflächen in der unteren Reihe gehören zum DB-Navigator. (DB = Datenbank). Er dient, wie der Name schon sagt, der Navigation in den Tabellen oder in der Eingabemaske. Mit ihm können Sie auch schnell Datensätze hinzufügen oder entfernen. (Die Schaltflächen "+" und "-").
Nach der Dateneingabe kann diese damit übernommen oder abgebrochen werden.  Gehen Sie mit der Maus über die Schaltflächen, um eine Funktionsbeschreibung zu bekommen.

Die Filter sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Datenbankprogramms. Hiermit können die Daten nach bestimmten Kriterien ausgewählt werden und so z.B. gezielt für die Druckfunktionen benutzt werden.
Die Filter sehen Sie im Programm oben, rechts neben den Schaltflächen.
Nur Gruppen = Nur Gruppenschüler werden angezeigt.
Nur Einzelsch. = Nur Einzelschüler werden angezeigt.
Nur aktive S.  = Nur aktive Schüler anzeigen.  Ehemalige Schüler, Interessenten, Verwaltungsdatensätze und Lehrer werden herausgefiltert. (Alles was im Feld "Tag" nicht eine Nummer zugewiesen bekam).
Nur eigene S. = Nur eigene Schüler anzeigen. Diese Option ist nur bei der Einstellung für mehrere Lehrer sichtbar. Dabei werden die Schüler mit Ihrem eigenen "L_ID" gefiltert. Wenn Sie sich selber kein "L_ID" zugewiesen haben, werden die Schüler ohne "L_ID" herausgefiltert.
Nur Mitarb.-S.  = Nur Schüler von Mitarbeitern anzeigen. Es werden alle Schüler angezeigt die eine von Ihrer abweichende L_ID haben. Dies Option ist auch nur bei der Einstellung für mehrere Lehrer verfügbar.

Filter1 hat den gleichen Inhalt wie das Auswahlfeld "Art (Schule / Privat..)". Sie können damit z.B. gezielt die Schüler aus einer der Schulen oder nur  Privatschüler auswählen. Filter1 hat auch Einfluss auf den Briefkopf und die Berichte. Je nachdem, welcher Filter ausgewählt ist, erscheint ein anderer Briefkopf  oder "Berichtskopf". Jeder Briefkopf  kann mit einem individuellen Logo versehen werden, und der Schulname kann auch mit einer frei wählbaren Schrift gestaltet werden. (Siehe Einstellungen).
Filter2 bietet viele andere Möglichkeiten der Filterung. Sie können vor allem über die Vergleichskriterien frei entscheiden. Es kann  z.B. entschieden werden  ob der Wert des Feldes  Tag   gleich(=), kleiner oder gleich als (<=), größer als (>) oder nicht (<>)   3 ist.  Im ersten Fall werden nur die Mittwochsschüler ausgewählt. Im zweiten Fall werden die Mittwochschüler und die Schüler früher in der Woche ausgewählt. Im dritten Fall werden die Schüler ab Donnerstag ausgewählt und im letzten Fall werden alle Schüler außer den Mittwochsschülern ausgewählt.
In vielen Fällen werden die Einträge der entsprechenden Auswahlfelder automatisch zur Auswahl angeboten.

 

Die Befehle; Vorheriger und Nächster  bewegen zwischen Datensätzen.
Speichern speichert noch nicht gespeicherte Veränderungen in der Datenbank. Dies geschieht zwar sowieso automatisch, kann aber nützlich sein wenn Sie gerade eine Veränderung vorgenommen haben, und sie für die Druckfunktionen noch nicht sichtbar ist.
Neu erzeugt neuen Datensatz.
Suchen sucht nach Nachnamen oder Vornamen oder Schülernummer. Mit der Schaltfläche mit dem Pfeil können Sie den Wert aus dem aktuellen Datensatz entnehmen um später wieder schnell zu diesem Datensatz zurückzukehren. Für die Suche nach dem Nachnamen oder dem Vornamen brauchen Sie nicht den vollen Namen einzugeben sondern können nur einen oder zwei Buchstaben eingeben. Bei Vornamen wird gefiltert mit dem eingegebenen Wert. 


   Reports
Die Stundenpläne ändern sich ständig, aber manchmal wäre es interessant zu sehen welche Schüler  wann Unterricht bekamen. Mit den Reports können Sie den momentanen Status speichern und später als Stundenplan- oder Finanztabellenvorschau sich anschauen. Sie müssen diese damit nicht unbedingt in der gedruckten Form aufbewahren. Diese Reports werden immer in dem Ordner des momentanen Jahres gespeichert.


  Sortierung
Hier können sie die Sortierreihenfolge einstellen.
Bei "Tag/Zeit"  wird zuerst nach dem Tag sortiert, erst 1-7 und dann die Buchstaben. Danach wird jeder Tag nach der eingegebenen Uhrzeit sortiert.  Wenn die Schaltfläche für Mehrere Lehrer gedrückt ist, verändert sich die Sortierreihenfolge in "L_ID/"Tag"/"Zeit".
Bei "Nachname/Vorname" wird zuerst nach Nachname sortiert, dann alle mit dem gleichen Namen weiter nach Vornamen sortiert.
Bei "Geburtstag/Name" wird zuerst nach Geburtstag und danach mit Nachnamen sortiert. Dies kann hilfreich sein wenn Sie einen gleichaltrigen suchen für eine Gruppe. Benutzen sie diese Sortierung am besten nur in der Eingabemaske.

   Drucken
Die Druckfunktionen können über dieses Menü direkt ausgewählt werden. Viele können aber auch über die Druckerschaltfläche erreicht werden, und zwar wenn Sie vorher die entsprechenden Registerkarte ausgewählt haben. Wenn Sie  z.B. das Telefonbuch angeklickt haben, wird nach einem Druck auf die Druckerschaltfläche die Telefonliste gedruckt. Wenn Sie sich bei den Berichten befinden, wird mit der Druckerschaltfläche ein Bericht gedruckt.  Genaueres siehe Druckfunktionen.

    Hilfe
Hier erreichten Sie diese Hilfe. Sie kann auch jeder Zeit mit der Taste F1 aktiviert werden.
Über..  beinhaltet die Versions und Registrierinformation.
Registrieren und Registrierungshilfe werden nur in nicht registrierten Exemplaren angezeigt.




     Druckfunktionen
Schülerdaten (markierte) druckt nur Schülerdaten für die markierten Schüler aus. Wenn kein Schüler markiert ist, wird eine leere Maske ausgedruckt.
Schülerdaten leer druckt eine Seite mit vier leeren Masken für die Neuaufnahme von Schülern aus. Dafür werden vier leere temporäre Datensätze erzeugt, wo Tag den Wert  "~" hat. Diese Datensätze werden nach dem Druck wieder gelöscht. Weil diese Druckvorschau in einer Datei gespeichert wird, ist dieser Vorgang nur beim ersten Aufruf nötig. (Aus dem Grund ist es wichtig einen Tag, vor diesem ersten Aufruf, nicht "~" zu nennen! Diese Datensätze würden auch mit gelöscht werden!)

Schülerdaten
Wenn Sie bei geöffneter Eingabemaske auf das Druckersymbol klicken  werden die Grundinformationen über den Schüler ausgedruckt. Dies ist in erster Linie sinnvoll wenn einige Daten fehlen und Sie diese noch im Unterricht ergänzen wollen. Auf diese Weise werden immer nur die Daten des aktuellen Datensatzes ausgedruckt. Wenn Sie mehrere ausgewählte Datensätze drucken wollen, müssen Sie die betreffenden Datensätze erst markieren und dann mit dem Menü "Drucken"/"Schülerdaten (markierte)"  ausdrucken. Wenn Sie eine ganze Seite mit vier Leeren Eingabemasken für die Schülerdaten brauchen klicken Sie bitte auf "Schülerdaten leer". (Die erforderliche Datei "Leer.QRP" wird bei erster Benutzung erstellt)


Mit  Adressenliste erscheint die Druckvorschau für eine Adressenliste der Schüler. Sie können diese Liste mit allen Filter- und Sortierfunktionen Ihren Bedürfnissen anpassen. Mehr dazu in dem Abschnitt Filter.  


Stundenplan
Den Stundenplan sehen Sie in der Tabellenform, wenn Sie die Registerkarte "Stundenplan" anklicken. Mit den Tagesschaltflächen können Sie zwischen den einzelnen Tagen springen. Sie können auswählen, wie die Daten ausgewertet werden sollen. "Nur Aktive Schüler" filtert Interessenten, ehemalige Schüler und Verwaltungsdatensätze heraus. Sie können auch "nur Gruppenschüler" oder "nur Einzelschüler" auswählen. Weiterhin können Sie entscheiden, ob die Spalten "Bezirk" und "Raum" angezeigt werden sollen. Nach einem Klick auf das Druckersymbol erscheint die Druckvorschau für den Stundenplan. Für die Darstellung des Stundenplanes sind die Filter sehr wichtig. Wenn Sie nur den Stundenplan für eine Schule oder einen Tag erstellen wollen/müssen ist dies leicht mit den Filtern zu bewerkstelligen. Nur wenn Filter1 auf eine von den beiden Schulen eingestellt ist, und die vertraglich festgelegte Stundenzahl in den Grundeinstellungen eingetragen wurde, werden im Stundenplanausdruck auch "Vertragliche Stundenzahl", "Ferienüberhang" und "Freie Stunden" angezeigt.  

Für die Gliederung in der Druckvorschau (und beim Druck) sind die Werte in dem Feld "Tag" sehr wichtig. Bei jeder Veränderung dieses Wertes wird ein neuer Abschnitt erstellt.  Nach jedem Abschnitt wird auch die Stundenzahl des Abschnittes errechnet.  Schülergruppen werden in der Druckvorschau mit einem "Gruppenkopf" angezeigt. Nur die Gruppe bekommt eine Zeitanzeige, nicht die einzelnen Schüler der Gruppe.

Wenn der Umbruch der Abschnitte in der Druckvorschau nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie versuchen in den Grundeinstellungen einen anderen Wert für den Abschnittumbruch einzugeben. Normalerweise wird ein neuer Abschnitt auf der nächsten Seite gedruckt wenn er tiefer als 70% der Seitenhöhe liegt. Das lässt sich aber einstellen.

Wenn Sie mehrere Schüler auf einmal einer Gruppe zuweisen wollen, geht das am einfachsten mit der Gruppierungsfunktion.  Klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste auf die Schüler, die Sie einer Gruppe zuweisen wollen.  Die entsprechenden Zeilen werden jetzt blau hinterlegt und die Schaltfläche für die Gruppierung wird aktiviert.  Wenn Sie jetzt auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Fenster wo Sie allen markierten Schülern die gleiche Gruppe und Unterrichtszeit zuweisen können. Die Verschiebung auf den neuen Platz erfolgt in diesem Fall ohne das Sie auf das grüne Häkchen klicken müssen.

In Version 2.0 ist die Möglichkeit weggefallen eine neue Sortierung erst nach einem Klick auf eine Übernahmetaste sichtbar zu machen. Dies ist systembedingt bei der neuen Datenbank nicht möglich.


Wochenübersicht
Die Wochenübersicht ist ein klassischer Stundenplan mit fünf Spalten für die Arbeitstage der Woche. Wenn Sie auch am Wochenende arbeiten, werden die weiteren Spalten auf einem weiteren Blatt ausgedruckt.  Wenn Sie in den Grundeinstellungen eine zeitgesteuerte Erstellung der Wochenübersicht ausgewählt haben, werden die Einträge des Tages im Verhältnis zu der Tageszeit nach unten verschoben. Wenn Sie also am Vormittag nicht unterrichten, ist der obere Bereich leer.  Es können Zeiten zwischen 8:00 Uhr bis 23:59 auf diese Weise dargestellt werden. 
In den Grundeinstellungen können Sie auch wählen, ob die Telefonnummern der Schüler mit ausgedruckt werden sollen. Mit dieser Einstellung ist allerdings die genaue Zeitverschiebung aus Platzgründen nicht mehr möglich. Ohne Zeitsteuerung wird der erste Eintrag des Tages  gleich oben gedruckt. Damit ist dann auch mehr Platz vorhanden wenn Sie z.B. mehrere Gruppen am Tag unterrichten.
In der Wochenübersicht werden alle Schüler angezeigt denen ein Wochentag zugewiesen wurde (Das Feld "Tag" ist eine Nummer zwischen 1 und 7). Interessenten, ehemalige Schüler und Verwaltungsdatensätze werden herausgefiltert. Mit den Filtern können Sie die anzuzeigenden Schüler eingrenzen.

Telefonliste
Die Telefonliste ist weitgehen selbsterklärend.  Die Sortierung kann über die beiden Schaltflächen "Tag / Zeit" und "A-Z" ausgewählt werden. Bei Sortierung "A-Z" (sortiert nach Nachname)  werden die Gliederungsdatensätze herausgefiltert, sonst nicht. Auch hier können die Datensätze mit ehemaligen Schülern, Interessenten und Verwaltung, herausgefiltert werden oder über die beiden Filter eine genauere Auswahl getroffen werden.

Ausbildungsbericht
Der Ausbildungsbericht ist vorerst als ein Vorschlag zu betrachten. Ich habe mich stets darüber geärgert, wenn ich etwas aussagekräftiges über einen Schüler in nur wenigen Zeilen unterbringen musste und habe mir deshalb eine neue Mischung aus den Schiebereglern und Feldern mit Platz für mehr Text ausgedacht. Hier bin ich zwingend auf eine Rückmeldung der Kollegen angewiesen ob so eine Lösung überhaupt in Frage kommt. Ein neuer Bericht wird nach einem Klick auf die Schaltfläche mit dem leeren Blatt erzeugt (unten). Da davon ausgegangen wird, dass diese Berichte gegen Ende des Schuljahres verfasst werden, wird als Benennung "Voriges Jahr / Jetziges Jahr" vorgeschlagen (z.B. 2009 / 2010). Es kann aber natürlich eine beliebige andere Benennung eingegeben werden. Das Datum des Berichts wird automatisch vergeben, kann aber nach einem Doppelklick auf das Feld editiert werden. Die Schülerdaten können hier nicht verändert werden.
Nachdem ein neuer Bericht erstellt wurde, sind alle Schieberegler in einer mittleren Position. Ich stelle es mir so vor, dass der normale, durchschnittliche Schüler sich auch in diesem Bereich bewegt. (Durchschnitt ist also nicht als negativ zu bewerten).  Wenn sie mit der rechten Maustaste auf die Hand klicken, können sie zwischen Fortschritt, Rückschritt oder Gleichbleibend auswählen. Es ist leicht, hier einige zusätzlichen Symbole einzuprogrammieren, falls dies von Kollegen gewünscht wird. Die Schieberegler können mit dem Mausrad oder mit den Pfeiltasten der Tastatur verändert werden. Zwischen den einzelnen Feldern kann mit der Tabulator-Taste gesprungen werden. Ich denke, dass die restlichen Felder selbsterklärend sind. Die Felder "Unterrichtsinhalte" , "Teilnahme an Veranstaltungen" und "Sonstige Bemerkungen" sind Memo-Felder mit großer Kapazität.  Vor allem in "Sonstige Bemerkungen" können Sie recht ausführlich über den Schüler schreiben. In der rechten oberen Ecke dieser Felder ist eine Schaltfläche.  Hiermit können Sie einen kleinen "Editor" öffnen um den Text

besser während der Eingabe zu überblicken.
Mit "Markieren" können Sie die einzelnen Datensätze markieren um später mehrere auf einen Schlag auszudrucken. Vorher können Sie alle schon vorhandenen Markierungen mit der Schaltfläche "ML" löschen.
Mit der Schaltfläche "Überschriften ..." können Sie die Beurteilungsaspekte bestimmen.
Wenn Sie keine "Einstufung nach Lehrplanwerk" vornehmen werden diese auch im Ausdruck nicht dargestellt. Eine versehentlich vergebene Einstufung löschen Sie wieder mit einem Klick der rechten Maustaste.



Finanztabelle  siehe Finanzen



Die Klassenliste
Die Klassenliste ist eine klassische Anwesenheitsliste. Damit können Sie am Ende des Schuljahres leicht überprüfen wie viele Stunden jeder Schüler bekommen hat. Dies kann wichtig sein, wenn im Schuljahr häufig Unterrichtsausfälle gewesen sind und Sie einen Vertrag mit 36 oder 37 Garantiestunden gemacht haben.
Die Schüler werden mit der Schaltfläche mit dem Pluszeichen (rechts von den angezeigten Schülernamen) in die Tabelle übernommen. Entfernt werden sie mit der Schaltfläche daneben.
Für jeden Schüler, der in diese Tabelle aufgenommen wird, wird jeder Monat zuerst mit 5 Nullen für die fünf möglichen Unterrichtswochen ausgefüllt. (Natürlich nicht 5 ganze Wochen, aber ein Montag kann z.B. 5x vorkommen!).

Wenn Sie den Register-Reiter mit der Klassenliste anklicken, werden die Schülerdaten mit dem aktuellen Wochentag gefiltert. (Filter2 wird automatisch auf den aktuellen Wochentag gesetzt). Es soll die Führung der Tabelle erleichtern. Sie können dieses Filter selbstverständlich ausschalten und die Tabelle mit Filter1 filtern oder auch eine Kombination aus beiden Filtern. Mit Filter2 sind hier nur die Optionen "Tag", "UOrt" (Unterr. -Ort) und "Bezirk" sichtbar.
Auch zeigt das Programm die möglichen Wochentage des Monats an (z.B. Montags zeigt es alle Montage des Monats an) und findet in der Tabelle den aktuellen Monat. (Achtung! Wenn Sie eine Spalte in der Tabelle anklicken, wird automatisch dieser Monat eingestellt).
Jetzt können Sie über die Spalte "Aktuell", die Werte des Tages erstmal eingeben.
Eine "1" bedeutet 1x anwesend. Wenn der Schüler 2 oder mehrere Male Unterricht bekam, können Sie den Wert der Woche auf 2 bis 6 einstellen.
"0"  =  kein Unterricht.
"B" = Beurlaubung (Schüler z.B. krank oder mit der Schule weg. Stunde soll nicht nachgeholt werden und wird als gegeben bewertet). 
"K" = Lehrer krank.  (Stunde wird nicht gezählt)
"U" = Unentschuldigtes Fehlen. (Stunde wird für den Lehrer als gegeben bewertet)
"F" = Ferientag.
"N" = Nachholen  (Stunde viel aus privaten Gründen des Lehrers aus. Stunde wird nicht gezählt und muss nachgeholt werden.)

Mit der Auswahlbox darüber können Sie aber auch erstmal alle Felder mit einem Wert belegen, und anschließend nur die abweichenden verändern. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche mit dem Tabellenbild klicken, werden diese Werte in die Tabelle eingetragen, (in die Spalte des ausgewählten Monats) und ersetzen damit die vorhandene Nullen. (Wenn Sie in der 2. Woche sind, wird immer die 2. Null ersetzt.)
Sie können natürlich auch alles manuell machen, aber es ist ziemlich mühsam alles mit der Maus oder den Bewegungstasten anzusteuern.
In der Spalte "Ges." ist die Gesamtzahl der Jahrsstunden gespeichert. Sie können diese Berechnung mit der "Summentaste" auslösen, sie wird aber auch immer dann ausgeführt, wenn sie auf die Druckerschaltfläche klicken.
Über der Tabelle mit den Schülernamen sehen Sie Schaltflächen mit folgenden Funktionen: 1) Übernahme aller Schüler aus dem Vorjahr. 2) Abgleich mit dem aktuellen Stundenplan.  3) Kalender.
Oben rechts können Sie den Anfangsmonat des Schuljahres einstellen.
Beim Verlassen des Registers wird Filter2 wieder ausgeschaltet, es sei denn es war vorher schon eingeschaltet.


Umschlag
Umschläge können nur für einzelne Datensätze ausgedruckt werden. Seriendruck ist hier nicht vorgesehen. Wählen Sie den Datensatz des Schüler aus. Klicken Sie im Menü "Drucken" auf "Umschlag klein" (162 x 114 mm) oder "Umschlag lang" (220 x 110 mm).  
Sie sehen jetzt die Druckvorschau. Die Maße des Umschlages werden nicht in der Druckvorschau wiedergegeben, Sie sehen nur ein DIN A4-Blatt in Querformat, aber die Platzierung der Felder ist so gewählt, dass wenn Sie die Umschläge hochkant in den Drucker einlegen, sie korrekt gedruckt werden. Dafür muss das Papier aus dem Drucker entfernt werden, der Umschlag hineingelegt und  die Breite des Papiereinzugsschachtes auf Umschlaggröße angepasst werden. (Es sei denn Sie haben ein separates Fach für Umschläge). Diese Funktion habe ich noch nicht  ausgiebig testen können.

Hier nur die Links zu den entsprechenden Stellen in der Hilfedatei.

Dateneingabe siehe Dateneingabe
Stundenplan siehe  Stundenplan
Telefonliste siehe Telefonliste
Berichte siehe Berichte
Finanzen siehe Finanzen
Klassenliste siehe Klassenliste
Unterricht siehe Unterricht
Instrumente / Noten / Verleih siehe  Instrumente / Noten / Verleih

Die Finanztabelle soll die Buchführung für die Steuererklärung erleichtern. In dieser Tabelle können alle Bezahlungen der Schüler eingetragen  und anschließend in übersichtlicher Form ausgedruckt werden.  Wenn Sie nur die Privatschüler erfassen  wollen, können Sie in den Grundeinstellungen unter "Lehrer / Allgemein", das Kontrollkästchen "Nur Privatschüler in Finanztabelle" ankreuzen. Danach können nur Privatschüler in diese Tabelle aufgenommen werden, und Filter1 wird automatisch auf "Privatschüler" eingestellt. Die Finanztabelle reagiert auf die Filtereinstellung von "Filter1" und "Filter2". Wenn hier die Schüler von "Schule1" ausgewählt sind, werden in der Finanztabelle auch nur diese angezeigt.
Wenn Sie im Filter2 nach L_ID filtern, können Sie die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter verglichen.
Ohne Filter werden alle Schüler des aktuellen Jahres angezeigt.

Unter der Registerkarte "Finanzen" sehen Sie als erstes den Namen des aktuellen Schülers in der Schülerdatenbank. Direkt darunter ist das Jahr angegeben das geführt werden soll. Das Programm schlägt immer das aktuelle Jahr vor. Sie können aber auch mit dieser Auswahlbox zwischen den Jahren wechseln. Es werden dann automatisch nur die Einträge für das ausgewählte Jahr angezeigt.

Mit den Bewegungstasten in der Symbolleiste können Sie die Schüler auswählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen wollen. Sie können aber z.B. auch in die Registerkarte "Stundenplan" wechseln und da den Schüler auswählen der aufgenommen werden soll. Wenn Sie jetzt wieder auf die Registerkarte "Finanzen" wechseln, ist dieser Schüler ausgewählt und Sie können ihn mit der Schaltfläche "Diesen Schüler in die Tabelle einfügen" aufnehmen. (Die Schaltfläche mit dem blauen Pfeil nach rechts und dem kleinen roten  Plus-Zeichen.)
In dem Fenster "Neuer Eintrag", das jetzt geöffnet wird, können Sie das Honorar und den Bezahlungsmodus festsetzen und entscheiden, ob dieser Schüler automatisch geführt werden soll. Wenn der Schüler in der Tabelle unter diesem Jahr schon vorhanden ist, oder der Schüler (bei entsprechender Einstellung) kein Privatschüler ist, kann er nicht aufgenommen werden.
Bei der automatischen Führung eines Schülers wird seine Bezahlung am Anfang eines Monats automatisch eingetragen. (Das erste Mal, wenn Sie in einem neuen Monat die Finanztabelle öffnen. Wenn Sie einen Monat die Finanztabelle nicht öffnen, werden diese Einträge für den Monat nicht vorgenommen!) Die automatische Führung ist nur bei monatlich bezahlenden Schülern sinnvoll, die über einen Dauerauftrag oder Bankeinzug bezahlen.

Bei einer Veränderung des Honorars, können Sie den Monat der Veränderung und das neue Honorar eingeben, nachdem Sie das Kontrollkästchen "Veränderung ab Monat" angekreuzt haben. Wenn Sie als Monat die "5" ausgewählt haben, wird in dem Monat Mai und allen Folgemonaten diese Veränderung berücksichtigt.

Die Führung der Tabelle ist einfach. Bei monatlich bezahlenden Schülern müssen Sie nur eine "1" in die Tabelle schreiben (Spalte des Monats, Reihe des Schülers). Die "1" bedeutet; das Honorar wurde in diesem Monat einmal bezahlt.
Bei den Schülern die stundenweise bezahlen, müssen Sie am Ende des Monats überprüfen, wie oft der Schüler in diesem Monat unterrichtet wurde. Wenn der Unterricht 4x gegeben wurde, schreiben Sie eine "4" in die Tabelle.
Bei Schülern die sehr unregelmäßig bezahlen, oder wenn das Honorar mehr als einmal in dem Jahr verändert werden muss, sollten Sie den Bezahlungsmodus auf "unregelmäßig" einstellen.  In diesem Fall werden die Bezahlungen im Kalender geführt. (Siehe Kalender)
Wenn es sich nicht um einen Schüler sondern um einen Mitarbeiter handelt, dessen Honorar hier verwaltet werden soll, wählen Sie die Option "Mitarbeiterhonorar". Die Einträge mit dieser Einstellung werden dann als negative Zahlen behandelt. In die Spalte "Honorar" (Hon) tragen Sie jetzt den Betrag ein, das die Lehrkraft  monatlich für den Unterricht eines Schülers mit einer ganzen Stunde Unterricht in der Woche, bekommt. Wenn die Vergütung für eine 1/2 oder eine 3/4 Stunde nicht exakt die Hälfte bzw.  3/4tel der Vergütung für eine ganze Stunde beträgt, kann das Programm dies nicht selbst berechnen. Sie müssen in dem Fall die Zahlen selber errechnen. Wenn die Lehrkraft Gruppenunterricht erteilt, müssen Sie die entsprechende Vergütung in die Spalte "Honorar2" eintragen  (Hon2). Das Honorar wird im  Kalender eingetragen.
Voraussetzung für eine korrekte Berechnung, ist eine genaue Führung der Unterrichtszeiten und Gruppen im Stundenplan.

In dem Feld "L_ID" ist das Lehrerkürzel des Schülers angezeigt. Wenn Sie auf die Beschriftung oberhalb des Feldes klicken werden alle L_IDs mit der Haupttabelle abgeglichen. Dies ist bei Lehrerwechsel sinnvoll aber auch wenn Sie die Daten aus Version 1.8 übernommen haben wo diese Angabe in der Finanztabelle nicht vorhanden war.

Um die Wirkung der weiteren Schaltflächen zu erfahren, müssen sie den Cursor über die Schaltfläche bewegen. Dann erscheint eine Funktionsbeschreibung. Die Belegung ist folgendermaßen:
"Schüler aus Tabelle löschen" löscht den ausgewählten Eintrag aus der Finanztabelle. (Nach einer Rückfrage).
"Die automatische Führung der Tabelle auslösen" setzt die automatische Führung in Gang. Dies geschieht auch automatisch, wenn Sie das erste Mal in einem Monat die Registerkarte "Honorar" anklicken. Es wird immer nur der aktuelle Monat des aktuellen Jahres geführt.
"Alle Schüler aus der Tabelle vom letzten Jahr übernehmen" ist in einem neuen Jahr eine gute Hilfe. Nach dem Jahreswechsel versucht das Programm mit dem neuen Jahr zu filtern und findet natürlich keinen Eintrag. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle Schüler des Vorjahres in das neue Jahr übernommen. Wenn im Vorjahr eine Honorarveränderung stattfand, wird das geänderte Honorar berücksichtigt. Anschließend wird eine automatische Führung des Monats vorgenommen.  Wenn Sie nachträglich ein Jahr einfügen wollen, dass vor dem ersten schon geführten Jahr liegt, nimmt das Programm die Werte aus dem Folgejahr.
"Jahressummen berechnen" berechnet die Jahressummen der Schüler und die Gesamtjahressumme. Dies wird auch automatisch bei einem Wechsel zwischen den Jahren ausgeführt.

"Eine Bankeinzugsdatei erstellen" siehe Bankeinzugsdatei erstellen (DTAUS)

"Unterrichtsvertrag erstellen" öffnet ein Formular zur Erstellung eines Unterrichtsvertrages. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge für die Formulierungen der Verträge haben, wäre ich über Ihre Meldung erfreut.
Es können entweder Monatsverträge oder Einzelstundenverträge erstellt werden. Für beide Arten gibt es auch die Möglichkeit, die Vordrucke des DTKV auszufüllen. (Deutscher Tonkünstlerverband. e.V.)
Bei den monatlichen Verträgen werden die garantierten Stunden im Jahr und das anteilige Honorar pro garantierte Stunde ebenfalls berechnet. Sie können bei den garantierten Stunden etwas anderes eingeben als vorgeschlagen. Das Programm wird dies das nächste Mal berücksichtigen.
Die Höhe des Honorars und andere Daten der Beteiligten werden automatisch von dem aktuellen Schüler übernommen. Das Jahreshonorar wird errechnet. Als Probestunden werden vier vorgeschlagen, wenn Sie etwas anderes eingeben, wird dies das nächste Mal übernommen.
Mit Offset können sie bei den Vordrucken des DTKV, den ausgefüllten Text nach oben oder unten verschieben. Die ist nur nötig, wenn Ihr Drucker standardmäßig den Druck zu tief oder zu hoch ausgibt. Eine vorzeichenlose Zahl verschiebt nach unten, mit vorangestelltem Minus wird nach ober verschoben. Die Zahlen sind Millimeter. Eine Komma ist auch erlaubt. (z.B. "0,2").

Die Felder mit den Bankinformationen könne Sie hier ausfüllen wenn nötig. Diese könne auch im Fenster "DTAUS" aufgefüllt werden.

Mit dem Export in eine Word-Vorlage können Sie einen frei definierbaren Vertrag erstellen. Mitgeliefert sind zwei Musterverträge. Alle Vorlagen die hier sichtbar sein sollen müssen mit "Vertrag"  am Anfang des Namens benannt werden. (z.B. "Vertrag für Klavierunterricht.dot").
Monatsverträge müssen "Vertrag-m" am Anfang des Namens haben, um korrekt ausgefüllt zu werden.
Mit "Vorlage bearbeiten" öffnen Sie die Vorlage zur Bearbeitung. Wenn Sie die Vorlage unter einem anderen Namen speichern, wird Word den Standardordner für Vorlagen vorschlagen. Achten Sie aber darauf die Vorlage im Programmverzeichnis zu speichern. (Im Normalfall "C:\HS-Schuelerverwaltung\").
Mit "Felder" öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie zusätzliche Felder für die Datenübernahme definieren können. Achten Sie auf die Schreibweise der Felder in diesem Fenster, weil die Formularfelder, die Sie in dem Word-Dokument einfügen müssen (um diese Daten aufzunehmen),  haargenau so genannt werden müssen!. Hier die Vorgehensweise:  Wenn in Word die Symbolleiste "Formular" nicht sichtbar ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der sichtbaren Symbolleisten und klicken im Auswahlmenü auf "Formular".  ("Formular" bekommt eine Häkchen.)
Gehen Sie jetzt mit dem Cursor an die Stelle in der Vorlage, wo ein neues Formularfeld eingefügt werden soll, und klicken Sie danach auf die Schaltfläche "ab|" in der Formular-Symbolleiste. Ein neues Formularfeld erscheint. Doppelklicken Sie auf dieses Feld und benennen Sie bei den "Feldeinstellungen" die Textmarke genau so wie im Auswahlfenster. Speichern Sie die Vorlage, wenn nötig unter einem neuen Namen.
Jetzt werden die entsprechenden Daten in dieses Feld in der Vorlage eingefügt.

"Kalender"  öffnet einen Monatskalender. (Auch erreichbar über einen Doppelklick auf die Tabelle). Dieser kann benutzt werden, um die Unterrichtstage eines Schülers festzuhalten. Bei unregelmäßig bezahlenden Schülern oder wenn das Honorar öfter als einmal im Jahr verändert wird, müssen Sie die Bezahlungen hier eingeben. Dazu muss der Bezahlungsmodus des Schülers erst auf "unregelmäßig" eingestellt werden. Danach müssen alle Bezahlungen des Schülers über den Kalender eingetragen werden, sonst werden sie nicht in die Finanztabelle aufgenommen.
Um einen neuen Eintrag zu erstellen,  doppelklicken Sie auf den entsprechenden Tag in dem Kalender.  Damit wird der Tag in die Tabelle aufgenommen. Die Zahlungen können Sie jetzt in die Spalte neben dem Tag einfügen. Die Berechnung der Monatssumme wird mit der Enter-Taste oder der Schaltfläche "Addieren" ausgelöst. Dabei wird auch dieser Betrag in der Finanztabelle eingetragen. Bitte beachten Sie, dass bei den uregelmäßig bezahlenden Schülern und bei den Lehrerhonoraren, die addierte Monatssumme automatisch in die Finanztabelle eingetragen wird. Normalerweise wird aber nur die Anzahl der Bezahlungen eingetragen! 
Der Eintrag kann aus der Tabelle (im Kalender) durch einen erneuten Doppelklick auf den selben Tag oder durch einen Klick auf die Schaltfläche "Eintrag löschen"  wieder entfernt werden. Wenn sie einen anderen Schüler anklicken werden automatisch seine Daten des eingestellten Monats angezeigt. Ein Klick auf eine Monatsspalte in der Finanztabelle bewirkt daß der entsprechende Monat im Kalender angezeigt wird. Wenn Sie das Jahr wechseln, wechselt auch das Jahr im Kalender. Die Tage und Zahlungen werden in der Tabelle "Zahlungen" gespeichert.
Wenn Sie den Datensatz eines Lehrers ausgewählt haben (Option Mitarbeiterhonorar), erweitert sich das Fenster nach unten und Sie sehen eine Gehaltsabrechnung des Lehrers. Es wird unterschieden zwischen Einzel- und Gruppenstunden. Das Programm berechnet wie viele Stunden die Lehrkraft unterrichtet hat und wenn Sie in die Spalte "Honorar" (Finanztabelle) die monatliche Bezahlung für eine ganze Stunde (eine volle Stunde pro Woche)  und in die Spalte "Honorar2" die Bezahlung für entsprechenden Gruppenunterricht, eingetragen haben, sehen Sie unten den errechneten Monatslohn. Dieser wird bei einem Doppelklick im Kalender automatisch in die Tabelle eingetragen.

"Kalender auswerten".  Hiermit können Sie Unregelmäßige Bezahlungen und Bezahlungen an Mitarbeiter, die im Kalender gespeichert wurden, auswerten. Der Hintergrund ist, dass die Monatlichen Beträge in der Tabelle ohne Komma angezeigt werden. (Aus Platzgründen, sie werden trotzdem korrekt berechnet) Wenn nötig, können Sie mit dieser Funktion diese Einträge nochmal separat anzeigen lassen und für die Steuer ausdrucken.

"Hilfe" öffnet diese Hilfe.

Mit der Druckschaltfläche können sie die Finanztabelle ausdrucken. Die Überschrift kann ausgewählt oder frei verändert werden. Mit einem Klick auf das grüne Häkchen neben der Auswahlbox speichern Sie die neue Eingabe in der Liste. Wenn Sie diese Liste editieren wollen, gehen Sie zu "Einstellungen / Auswahllisten bearbeiten".
An diese Überschrift wird immer das ausgewählte Jahr angehängt. (z.B. "Finanztabelle 2010" oder "Einnahmen Privatschüler 2010"). Wenn die Schulen für die Finanztabelle zugelassen wurden, wird bei einem eingeschalteten "Filter1", der Schulname in die Überschrift eingefügt.



Bankeinzugsdatei erstellen (DTAUS)
Wenn Sie im Finanzregister auf die Schaltfläche "Eine Bankeinzugsdatei erstellen" (Eine rollende Münze) klicken, öffnet sich ein Formular, mit dem Sie so genannte "DTAUS-Dateien" erstellen können. Mit diesen Dateien werden die Bankeinzugsdaten der Schüler, über eine Finanzsoftware (z.B. Quicken) oder direkt über Ihren Internetbrowser, verschlüsselt an die Bank weitergeleitet.  Diese Funktion ist sicherlich eher für kleine Musikschulen interessant, aber auch der eine oder andere Privatlehrer könnte es benutzen wollen.
Nach dem Klick auf diese Schaltfläche sehen Sie zunächst zwei Tabellen. Die linke Tabelle mit den Schülern der Finanztabelle, die rechte noch leer. Bitte beachten Sie, dass die Tabellen mit Filter1 vorgefiltert sind. Wenn z.B. nur die Schüler von "Schule1" in der Finanztabelle sichtbar sind, sind auch nur diese Schüler hier sichtbar. Gegebenenfalls bitte vorher dieses Filter ausschalten.

Wenn Sie jetzt mit der obersten Schaltfläche  Schüler in die zweite Tabelle übernehmen, können Sie in dieser Tabelle die Kontoverbindungen der Schüler eintragen (Kontonummer und Bankleitzahl). Der Bankname wird nicht unbedingt benötigt. Wenn Sie in der Haupttabelle den Elternnamen eingetragen haben, wird dieser Name verwendet als Name des Kontoinhabers. (Gegebenenfalls diesen Eintrag überprüfen!)
Unter den Tabellen können sie genauere Einstellungen für die Schüler vornehmen.
"Gruppe  - Abb. Tag" ermöglicht eine Gruppierung. Jede Gruppe hat einen frei wählbaren Abbuchungstag im Monat.  Bei der Filterung vor der Abbuchung werden nur die Mitglieder einer der Gruppen angezeigt. Die Gruppe M ist eine frei definierbare Gruppe mit markierten Datensätzen. Diese Markierungen werden automatisch nach der Erstellung der DTAUS-Datei gelöscht. So ist eine individuelle Abbuchung von neuen Schülern leicht zu bewerkstelligen.

"Bezahlt wird für aktuellen, Vor-  oder Folgemonat" hat nur Einfluss auf das Schreiben vom Verwendungszweck. Jede Abbuchung bekommt eine individuell zusammengesetzten Verwendungszweck. Wenn z.B. Robert Mustermann am 1. eines jeden Monats abgebucht werden soll, und dabei der aktuelle (frisch angefangene) Monat  in voraus bezahlt werden soll, erscheint z.B. nach der Abbuchung am 1.7.2010  in seinem Kontoauszug "Musikunterricht Robert Mustermann  -  7/2010". (Voraussetzung ist, dass Sie das Wort "Musikunterricht" in die Box eingetragen haben und die Kontrollkästchen für Namen und Abbuchungszeitraum angekreuzt haben.)

"Nächster Abb. Termin" ist das Datum an dem das nächst Mal wieder abgebucht werden soll. Bei der Erstellung der DTAUS-Datei wird dieses Datum automatisch um einen Monat erhöht.
 Wenn Sie versehentlich das Datum erhöht haben oder wegen Fehler die DTAUS-Datei nochmal erstellen müssen, können Sie über die Schaltfläche neben diesem Feld, das Datum für alle zurücksetzen. Wenn die Daten gefiltert wurden, werden nur diese Daten zurückgesetzt. 
Bei "Verwendungszweck " sehen Sie als Oberstes  was in dem Kontoauszug des Schülers als Verwendungszweck erscheint.  In dem Rahmen können sie den Verwendungszweck individuell zusammenstellen.

Zwischen den Tabellen sehen sie eine blaue Schaltfläche ("Fällige filtern"). Hiermit werden die Datensätze herausgefiltert, die verwendet werden sollen. Es sind die Datensätze, deren Ausführungsdatum niedriger ist als 30 Tage ab Heute (Einstellbar) und deren Gruppe gleich ist mit dem der Auswahlbox. (die dann erst erscheint). Die Schaltfläche für die Erstellung der DTAUS-Datei wird erst frei gegeben, wenn die Datensätze gefiltert wurden. Dies soll Doppelabbuchungen verhindern. (Bei der Erstellung der DTAUS-Datei, wird das Datum eines jeden Datensatzes um einen Monat erhöht. Die Datensätze sind deshalb nach der Erstellung vorläufig nicht mehr sichtbar weil sie nicht mehr den Filterkriterien entsprechen.)

Unten müssen Sie dann die Angaben zu Ihrer Kontoverbindung eingeben. Deutsche Umlaute werden automatisch in ASCII-Zeichen umgewandelt (z.B. "ö" wird zu "oe"), andere fremde Zeichen werden gelöscht! Wenn Sie keinen Pfad angeben bei der Benennung der DTAUS-Datei, wird die Datei im Programmverzeichnis gespeichert. Die Angabe des Pfades (z.B.  "c:\Bankprogramm\DTAUS\DTAUS0") ist aber auch möglich. Die DTAUS-Datei kann für jede Gruppe kann in einem individuellen Verzeichnis gespeichert werden. Das Programm merkt sich den angegebenen Pfad.

"Art" muss bei Abbuchung von den Schülern auf "Lastschr." eingestellt sein.
Wenn Sie eine der Gruppen für die Bezahlung von Mitarbeitern benutzen,  wird hier "Gutschr." eingestellt. Die Benutzbarkeit für Gutschriften an Mitarbeiter ist allerdings noch sehr eingeschränkt. Da in der Spalte "Hon." (Honorar1) das Honorar für eine ganze wöchentliche Stunde eingegeben wird, müsste man das Gesamthonorar in die Spalte "Hon2" ("Honorar 2") eintragen. Damit wäre allerdings die Möglichkeit für ein abweichendes Honorar für Gruppenunterricht nicht mehr zu realisieren. Diese Möglichkeit kann also nur für die Lehrer benutzt werden die keinen Gruppenunterricht geben und dessen Spalte "Hon2" daher leer war.

"Kundend." (Kundendatei) muss angekreuzt bleiben. Die Referenznummer bekommen Sie gegebenenfalls bei der Bank. Wenn die Referenznummer nicht benötigt wird ( z. B. wegen PIN / TAN Online-Verfahren) schreiben Sie hier eine "0".

Nach  der Herstellung der DTAUS-Datei kann diese mit einem Bankprogramm zu Ihrer Bank geschickt werden um den Bankeinzug der Honorare zu erledigen. Bei einige Banken können Sie mit dem Internetbrowser diese Dateien im verschlüsselten Modus übertragen. Um die Abbuchungsvorgänge nachträglich überprüfen zu können wird bei der Erstellung der Auszugsdatei immer eine Reportdatei erstellt. Dies hat den z.B. Namen "Lastschriften_A-12-20.qrp" . Dies bedeutet Lastschriften der Gruppe A in Monat 12 am Tag 20.
Die Komponente zur Herstellung der DTAUS-Datei wurde von Robert Wachtel in Köln programmiert. (Das DTAUS-Fenster natürlich trotzdem von mir).



Unterricht
Im Register Unterricht sehen Sie eine Tabelle für wo der Unterrichtsinhalt der einzelnen Schüler dokumentiert werden kann. Dies wird oft bei den städtischen Musikschulen gefordert, kann aber auch vom Nutzen sein wenn Sie Ihren Unterricht von der Umsatzsteuern befreit bekommen wollen. Die Benutzung sollte weitest gehend selbsterklärend sein. Sie wählen den Schüler in der linken Tabelle aus. Wenn der Unterricht heute dokumentiert werden soll klicken Sie auf "Heute". Es wird ein Datensatz mit dem heutigen Datum eingefügt. In die Spalte "Unterrichtsinhalt" haben Sie jetzt viel Platz um die Unterrichtsinhalte der aktuellen Stunde einzutragen.
Um eine Unterrichtsstunde einzutragen die eine oder zwei Wochen nach der letzten eingetragenen Stunde einzufügen benutzen Sie die Schaltflächen "+1 W." oder "+2 W.".  Sie können aber auch mit dem Kalender ein individuelles Datum eingeben.
Für die Funktionen "Speichern", "Abbrechen" und "Löschen" finden Sie hier auch Schaltflächen.
Mit der "Kopierschaltfläche" können Sie die Inhalte der letzten Stunde in den aktuellen Datensatz hineinkopieren und sich auf die Weise die Schreibarbeit ersparen falls die Inhalte sich nicht oder kaum verändert haben.
Selbstverständlich können Sie diese Inhalte für jeden Schüler auch Ausdrucken, wenn es von Ihrer Schule gefordert wird.



Instrumente / Noten / Verleih
Wenn Sie Noten oder Instrumente an Ihre Schüler ausleihen kann der Ausleihvorgang hiermit dokumentiert werden.
Dazu werden die Noten und Instrumente erst in einer separaten Datenbank eingetragen.
Wählen Sie erst Noten oder Instrumente aus. Wenn Sie jetzt auf "Neu" klicken können Sie in einer Maske die Daten der Instrumente bzw. der Noten eingeben. Für die Instrumente berechnet das Programm die AfA (Abschreibung für Abnutzung) des laufenden Jahres aus. Wenn Sie das Jahresfilter aktivieren wird die AfA für das eingegebene Steuerjahr ausgerechnet. Wenn das Instrument in dem entsprechenden Jahr gekauft wurde wird die AfA anteilig ausgerechnet. (Wenn das Instrument 10.000,- Euro kostet und die Abschreibungsdauer auf 10 Jahre festgelegt wurde ist die AfA 1000,- Euro im Jahr. Wenn das Instrument in Juli gekauft wurde, werden in dem ersten Jahr 6/12 von diesen 1000,- Euro angerechnet = 500,- Euro.)
Bei Noten kann eine Liste aller im Steuerjahr gekaufter Noten erstellt und berechnet werden.
Die Sortierung kann über die Sortierungsschaltfläche geändert werden. Wenn die Buchstaben A-Z sichtbar sind, wird nach "Instrument / Marke" sortiert. Wenn die Zahlen sichtbar sind wird nach Instrumentennummer sortiert. Die Instrumentennummer ist eine nicht veränderbare Zahl die das Instrument im System erkennbar macht. Das gleiche gilt für die Noten. Sie können nach "Komponisten / Heftnamen" oder nach Notennummer sortiert werden.
Über die Schaltfläche mit dem "+" haben Sie die Möglichkeit Noten oder Instrumente bei "Haus der Musik" nachzubestellen. Am leichtesten geht es wenn Sie schon die Verlagsnummer mit dem Verlagskürzel bei Noten oder die Typbezeichnung bei Instrumenten eingegeben haben.
Nähere Anleitung sehen Sie wenn Sie auf die Schaltfläche klicken.
Über die Filter können Sie gezielt "nur freie", "nur ausgeliehene" oder "nur markierte" Noten oder Instrumente anzeigen lassen.

Im Verleihregister werden Ausleihvorgänge festgehalten. Sie können die Instrumente an Schüler verleihen. Oft ist es aber sinnvoller den Vertrag mit den Eltern zu machen. Für diesen Zweck können Sie den Datensatz des Schülers duplizieren (Strg-D), den Namen des Schülers in den Elternnamen verwandeln und Schüler-Art auf "Verleih" einstellen. (Der Tag wird automatisch auf "vl" eingestellt.) Diese Datensätze werden nur für diesen Zweck gespeichert und werden nicht in Stundenplänen oder Wochenübersicht sichtbar.
Legen Sie jetzt für den Verleiher einen neuen Eintrag in der Finanztabelle an und tragen Sie als Honorar die Miete ein.
Falls Sie doch an einen Schüler verleihen, müssen Sie die Miete für das Instrument und das aktuelle Honorar addieren.

Wählen Sie erst Instrument oder Noten aus ,danach erst den Schüler.
Wenn Sie jetzt auf die "Neu"-Schaltfläche klicken wird überprüft ob dieses Instrument oder Noten schon ausgeliehen sind. (Sehen Sie auch schon durch das rot gefärbte Statusfeld.) Wenn das Instrument  oder die Noten noch frei sind wird die Ausleihe als Datensatz eingetragen. Sie sehen auch oben, dass der Schülername mit dem betreffenden Instrument oder Noten verbunden ist. (Gekennzeichnet durch eine schwarze geschweifte Klammer. Wenn der Ausleihvorgang nicht mehr aktuelle ist sehen Sie eine graue Klammer). Tragen Sie jetzt im Feld "Miete" die entsprechende Miete ein.

Wenn Sie einen Mietvertrag erstellen wollen, können Sie das Programm veranlassen eine entsprechende Word-Vorlage auszufüllen. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Handschlag. Als erstes öffnet sich ein Fenster wo Sie die verschiedenen Felder die Sie für den Mietvertrag benötigen auswählen können. Das Programm holt sich die Informationen aus 5 verschiedenen Datenbanken,  der Schüler-, Noten-, Instrumenten- Finanz- und Verleihdatenbank. Instrument oder Notendatenbank werden automatisch ausgewählt abhängig von ausgewähltem Leihvorgang.
Sie müssen als erstes diese Vorlagen Ihren Bedürfnissen anpassen. Wählen Sie dazu die gewünschte Vorlage unten in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorl. bearb." Tragen Sie Ihren Namen oder den Name Ihrer Schule ein. Ergänzen Sie mit einem Logo (oder löschen Sie das Beispiellogo) und den nötigen Adressangaben. Wenn Sie auf die schattierten Felder doppelklicken, sehen Sie an der Benennung der Textmarke welches Datenbankfeld dort eingefügt wird. Ergänzen Sie bei Bedarf um weitere Felder. Die Verfügbaren Felder sehen Sie in den Linken Auswahllisten. Die schon ausgewählten sehen Sie in den rechten Auswahllisten. Nach erfolgter Bearbeitung bitte speichern.
Ganz unten können Sie den Bezahlmodus einstellen. Wenn der Schüler schon an dem Bankeinzugsverfahren Teil nimmt, ist dieser Modus hier auch voreingestellt. Vor dem Klick auf "In Word erstellen", sollten Sie den richtigen Bezahlmodus einstellen. Dies kann zwar auch in der ausgefüllten Vorlage geändert werden, ist aber so bequemer.

Wenn Sie auf die Summentaste klicken rechnet das Programm die Gesamtmiete aus. Wenn ein Rückgabedatum eingetragen wurde rechnet das Programm die Miete bis zum Rückgabedatum. Bei eingeschalteten Jahresfilter errechnet das Programm die Miete für das Steuerjahr. Dies ist allerdings nur in der Druckausgabe sichtbar.
Das Rückgabedatum kann nur über die Pfeilschaltfläche ausgewählt werden.
Die Einträge können nach Nachnamen, Schlüssel und Schlüsselnummer, Ausleihdatum oder Rückgabedatum sortiert werden.


Einstellungen
Die zentralen Einstellungen werden über die sogenannten "Grundeinstellungen" vorgenommen. Diese werden über das Menü "Einstellungen" / "Grundeinstellungen" erreicht (Strg-G).  
Als erstes sehen Sie hier die Angaben zum Lehrer und allgemeine Einstellungen.  Diese Angaben werden für die Berichte und andere Druckfunktionen benötigt und sind zum größten Teil selbsterklärend.

L_ID ist eine Ident-Nummer des Lehrers. Wenn Sie an einer Schule arbeiten die diese Software benutzt, können Sie hier Ihre zugewiesens L_ID eintragen. Ansonsten brauchen Sie hier nichts anzugeben.

Mit  Unterr.zeit  ist die Unterrichtseinheit gemeint. Die tatsächliche Länge dieser Einheit kann hier eingestellt werden. Dies hat Einfluss auf den Stundenplan, weil dort angegeben wird "von wann bis wann" eine Stunde dauert. Wenn ein halbe Unterrichteinheit z.B. 25 min dauert, wird hier "00:25" eingegeben, 0,25 Unterrichtseinheiten können 00:15 oder 00:20 sein u.s.w. Die Einheit "0,375" entspricht einer halben 45-Minuten-Stunde. Sie kann mit 22 oder 23 Minuten  eingestellt werden. 

"Abs. Kürzel" und "Betrefftext" werden beim Briefeschreiben benutzt. Sie können hiermit die üblichen Kürzel sie z.B. "Abs.:" oder "Betr.:" verändern oder löschen. Das Kürzel für Absender wird auch bei den Etiketten benutzt.

Wenn der Cursor, beim Scrollen mit dem Mausrad, aus der Tabelle oder sogar aus dem Programm springt (vorgekommen bei der Maussoftware von Logitech), kann mit "Synchronisationszeit für Cursor" dieses Springen unterbunden werden.  Die Wartezeit nach jedem Datensatzwechsel, ist in der Voreinstellung 20 Millisekunden, kann aber noch weiter erhöht werden falls nötig.

"Intelligente Filter" bewirken, dass die Filter "Nur aktive Schüler" und "Nur eigene Schüler" im Stundenplan und der Telefonliste automatisch gesetzt werden.

Wenn Sie "Laufende Nummer als Schülernummer" ankreuzen, wird bei der Erstellung eines neuen Datensatzes, die laufende Nummer des Datensatzes auch automatisch in das Feld "Schülernummer" ("S_ID") eingetragen.

Die Einstellungen für die Wochenübersicht sind hier vorzunehmen. Sie können auswählen ob die Einträge der Wochenübersicht in Proportion zu der Tageszeit nach unter verschoben, oder ob sie der Reihe nach von oben aufgelistet werden.  Sie können auch auswählen, ob die Telefonnummer 1 mit in dieser Übersicht ausgedruckt werden soll.

Mit "Nur Privatschüler in Finanztabelle"  können Sie einstellen, ob nur Privatschüler in die Honoratabelle aufgenommen werden oder ob Sie auch die Schüler einer (eigenen) Schule in dieser Tabelle führen wollen.

Mit "Stundenplan-Abschnitte auf neuer S. drucken wenn tiefer als 70 % der Seite" können Sie verhindern, dass im Stundenplan ganz unten nur die Überschrift eines neuen Abschnittes (Tages) gedruckt wird, der Abschnittinhalt aber erst auf der nächsten Seite Platz hat. Voreinstellung ist 70%, Sie können aber mit diesen Werten jonglieren, um das optimale Ergebnis zu erzielen.

Die Grafikdatei für das Logo (f. Briefkopf oder  Berichte) kann hier auch ausgewählt werden (Klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts in dem Feld). Einstellungen wie Größe oder genauere Platzierung werden auf der Registerkarte "Bericht/Briefk." vorgenommen.

Für die Schulen sind die gleichen Angaben vorzunehmen.  Statt "Berufsbezeichnung" wird "2. Zeile Briefkopf" eingegeben. Diese 2. Zeile kann in der separaten Briefkopfeinstellung ausgeschaltet werden.  Mit "Vertr. Std.z" ist die "vertragliche Stundenzahl" gemeint. Wenn in Ihrer Schule der Ferienüberhang umgesetzt wird, können Sie ihn hier auch eingeben. So kann  in dem Stundenplan die freie Unterrichtszeit errechnet werden (falls vorhanden). Hier können auch die Filter für die jeweilige Schule ausgewählt werden. Hiermit erkennt das Programm bei welcher Filtereinstellung es sich um eine Schule handelt.  
(Es ist davon auszugehen, dass Sie nicht "Schule1" oder "Schule2" als Kürzel verwenden wollen. Dies kann über "Einstellungen" / "Auswahlfelder bearbeiten" geändert werden).

Auf der Registerkarte "Bericht/Briefk." finden Sie die genaueren Einstellungen für die Berichte und den Briefkopf.
Wählen Sie als erstes, ob Sie die Einstellungen für "Lehrer", "Schule1" oder "Schule2" vornehmen wollen. (Wenn ein Filter aktiv ist, wird die entsprechende Voreinstellung vorgenommen.)
Unter "Berichte" können Sie einstellen, ob der Berichtskopf nur mit dem Namen des Lehrers (oder der Schule) oder mit einem Logo gestaltet werden soll. Sie können dafür auch die Schriftart und Schriftgröße einstellen und Sie können einstellen, wie diese auf dem Papier platziert werden sollen. ( Wenn Sie eine Zahl mit einem vorangestelltem Minuszeichen eingeben (z.B. "-10") dann wird nach links oder nach oben verschoben. Wenn Sie ein Zahl ohne Vorzeichen eingeben, wird nach rechts oder nach unten verschoben).
Ähnliche Einstellungen können Sie für den "Briefkopf" vornehmen. Sie können hier die Größe der Unterschriften-Grafik einstellen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die 2. Zeile  oder die Adressangaben angezeigt werden, oder ob die Schriftart des Briefes auch im Briefkopf benutzt wird. Weiterhin kann das Adressfeld verschoben werden.

Standardfilter = die Filtereinstellung die als erstes erscheint, wenn Sie Filter1 anklicken und vorher kein anderes Filter benutzt haben.
  


Online-Stundenplan

Dieser Teil des Programms ist wohl eher etwas für die Zukunft. Er ist dafür gedacht, dass die Lehrkraft seine Stundenpläne "online" mit der Schule abgleichen kann. Wenn Sie im Menü "Datei" auf "Online-Stundenplan" klicken, kommen Sie auf die fünfte Registerkarte der Grundeinstellungen wo Sie ein FTP-Übertragungsmodul vorfinden. (FTP = File Transfer Protocol = Datei-Transfer-Protokoll).

Das Konzept für diesen Austausch ist folgendermaßen:
Der Lehrer bekommt von der Schule eine ID-Nummer. Diese ID-Nummer wird für die Benennung der Lehrerdatei benutzt. Davor wird eine Vorsilbe gesetzt die diese Datei als Lehrerdatei identifiziert. Dahinter kommt dann auch noch die Dateierweiterung für die Datenbankdatei.  Als Beispiel können wir annehmen dass die ID-Nummer als "12345" festgesetzt wurde. Die Lehrerdatei bekommt in der Standardeinstellung die Vorsilbe "L_"  und als Dateierweiterung ".sql". So würde die Lehrerdatei den Namen "L_12345.sql" bekommen.
Die Datei kann jetzt auf den Server der Schule hochgeladen werden. Die Angaben werden von der Schule überprüft und mit Veränderungen und Ergänzungen auf dem Server mit dem Namen "S_12345.sql" gespeichert. (Durch die Vorsilbe "S_" wird die Datei als Schuldatei gekennzeichnet. Diese Datei kann dann von dem Lehrer herunter geladen werden und mit den vorhandenen Daten abgeglichen werden.  Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Abgleichen". Dabei werden die Datensätze automatisch auf Unterschiede verglichen und die Veränderungen oder neue Datensätze nach einer Bestätigung mit einem Klick übernommen.

Die Bedienung des Onlinemoduls ist folgendermaßen:
Sie müssen als erstes die Schule auswählen und dem Stundenplan einen Namen geben (Die ID-Nummer des Lehrers). Als Format ist jetzt nur das SQL-Format vorgesehen, später werde ich das CSV-Format hinzufügen.
Jetzt müssen Sie die Einstellungen für den FTP-Server der Schule vornehmen. Meine Vorstellung ist, dass als Benutzerkennung auch die ID-Nummer des Lehrers benutzt wird und dass die Zugriffsrechte auf dem Server auf diese Datenbankdatei des Stundenplanes beschränkt ist.  Die Informationen über die Einstellungen für den FTP-Server würden Sie gegebenenfalls von Ihrer Schule bekommen. Nachdem alle Einstellungen eingegeben wurden, klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die Einstellungen für diese Schule zu speichern. Das Passwort wird dabei nicht gespeichert.
Sie können, nach dem Sie alle Informationen eingegeben haben, auf die Schaltfläche "Mit Server verbinden" klicken. Das Programm nimmt Kontakt mit dem voreingestellten FTP-Server auf. Wenn diese Verbindung steht, wird das in der Statuszeile im Hauptprogramm angezeigt. Wenn Sie ein Online-Stundenplan erstellt haben, können Sie ihn jetzt "hochladen". Sie können aber auch die Schuldatei des Stundenplanes für diese Schule, "herunter laden".  Beides dauert nur wenige Sekunden.
Um die Verbindung mit dem Server jetzt zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verbindung trennen".
Als FTP-Server kann ein über das Internet ereichbarer FTP-Server benutzt werden. 



Hilfe & Internet
Als Ersatz für die normale Hilfe habe ich diesen "Mini-Browser" programmiert. Im wesentlichen ist er nur eine abgespeckte Version des "Internet Explorers" von Microsoft™. (Er benutzt Teile daraus.) Wenn der Internet Explorer nicht installiert sein sollte, versucht das Programm die Hilfedatei mit einem anderen Browser zu starten.
Der Vorteil des Mini-Browsers ist, dass Sie mit ihm direkt auf die Homepage des Programms gelangen können und, falls vorhanden, ein Update downloaden oder weiterführende Infos lesen (Schaltfläche "Home"). Sie können, wie bei einem normalen Internet-Browser, mit einem Klick auf die Themen direkt zu den Inhalten gelangen. Mit einem Klick auf den Pfeil (z.B  hier über diesem Abschnitt) gelangen Sie wieder zurück an den Anfang der Seite.  Internetadressen können mit einem Klick auf das grüne Häkchen in der Auswahlliste gespeichert werden. Mit einem Klick auf die Mülltonne wird der aktuelle Eintrag gelöscht. Mit einem Klick auf das Ordnersymbol können Sie HTML-Dateien oder Text-Dateien auf der Festplatte öffnen.
Wenn Sie diese Hilfedatei nicht mit dem internen Browser starten konnten, können Sie die Homepage des Programms über diesen Link erreichen: http://www.hjalmur.de/bits_bytes.htm


Registrierung
Wenn Sie das Programm über die Testperiode (60 Tage) hinaus benutzen wollen, müssen Sie das Programm bezahlen und registrieren.
Dafür wird ein Registrierungsschlüssel benötigt. Dies ist eine 24-stellige Zahl, die Sie zugeschickt bekommen wenn Sie bezahlt und mir Ihren Installationsschlüssel  geschickt haben. (Der Installationsschlüssel ist eine rote Zahl im Registrierungsfenster.)
Hier der genauere Vorgang:

1) Gehen Sie auf die Registrierungsseite im Internet (http://www.hjalmur.de/Register.htm).  Füllen Sie die Felder des Formulars aus. Die Felder die auf jeden Fall ausgefüllt werden müssen, sind "Nachname", "Vorname" , "Adresse" und "Installationsschlüssel". Diese Angaben brauche ich für Ihre eindeutige Identifikation falls Ihr Registrierungsschlüssel irgendwann unbrauchbar werden sollte. (Das passiert z.B. bei einem Systemwechsel wenn Prozessor und Hauptplatine gewechselt wurden, oder eine Neuinstallation vom Betriebssystem vorgenommen wurde. Dann haben Sie natürlich das Recht auf eine Zweitversion eines Registrierungsschlüssels.)  Achtung!  Die Registrierungsseite funktioniert nur bei aktivem Javascript!

Wenn Sie von einem Bekannten beworben worden sind, können Sie den  Namen und Kundennummer des Bekannten übermitteln, damit er die Provision von 10 Euro bekommen kann.
Wenn Sie selber vorhaben, das Programm an Kollegen oder Kolleginnen weiter zu geben, sollten Sie Ihre Kontonummer mit angeben, damit Sie Ihre Provision bekommen können.

2) Wenn Sie die Version 1.8 updaten wollen brauchen Sie nur 20 ,- Euro zu überweisen, ansonsten überweisen Sie den Betrag von 60,- Euro auf mein Konto oder schicken Sie mir einen Verrechnungscheck. (Adresse siehe unten).
Sie können natürlich auch diesen Betrag einfach in ein Umschlag stecken, aber dafür nehme ich keine Verantwortung!

Hjalmur Sighvatsson
Postbank Dortmund
Blz:  440 100 46
Kontonummer: 492910468
Verwendungszweck1: "HS-SVW"  und Ihr Installationsschlüssel.  
Verwendungszweck 2:  Ihr Name

Hjálmur Sighvatsson
Nikolausstraße 7
50259 Pulheim / Brauweiler

Nicht vergessen, Ihren Namen und Adresse einzufügen!!!

In der Ferienzeit werden Sie nicht das Registrierungsformular zu sehen bekommen, sondern nur einen Hinweis darauf, dass momentan keine Registrierung möglich ist.

Nach der Registrierung sollten Sie die Registrierungsdaten (vor allem Kundennummer) an einem sicheren Ort aufbewahren, damit Sie falls nötig eine neue Registrieungsnummer bekommen können.




Tastaturkürzel

Dies sind die Tastaturkürzel des Programms: 

1. Wenn Sie die Version 1.8 unter Windows Vista benutzt haben müssen Sie erst mit der Version 1.8 eine Datensicherung machen. Am besten speichern Sie die Daten auf einem USB-Stick. Benutzen Sie hierfür die Datensicherungsfunktion der Version 1.8.  
   Unter Win XP gehen Sie direkt zu Punkt 2.
2. Schließen Sie die HS-Schülerverwaltung und starten Sie im Verzeichnis der neuen Version 2.0 das Programm "DBImport.exe" (Auch erreichbar mit "Start >> Alle Programme >> HS-Schülerverwaltung  >> Daten aus Vesion 1.x übernehmen".) Mit diesem Programm, was immernoch mit den Daten aus Version 1.8 und der "Borland Database Engine" kommunizieren kann, müssen Sie jetzt die alten Daten Importieren. 
3. Öffnen Sie als erstes mit einem doppelklick das Verzeichnis der Version 1.8.  Unter Windows Vista jetzt bitte das Laufwerk und Verzeichnis Ihrer soeben gemachter Datenischerung auswählen
4. Auf der rechten Seite sollten Sie jetzt die Tabellen der Version 1.8 sehen. Wenn nicht, versuchen Sie nochmal das Verzeichnis mit einem Doppelklick (links auf das Verzeichnis) zu öffnen.
5. Markieren Sie mit gedrückter Strg.-Taste die im Importprogramm aufgelisteten Tabellen.
6. Bestätigen Sie, dass die vorhandenen Tabellen alle überschrieben werden.
7. Überprüfen Sie auf Fehlermeldungen.
8. Wenn alle Daten importiert werden konnten und alles eine Weile störungsfrei gelaufen ist, machen Sie bitte mit der neuen Version die erste Datensicherung. Danach können Sie die Version 1.8 löschen.
   

Wenn das Importprogramm unter Vista nicht läuft müssen Sie im Verzeichni der alten Version die Datei: "Installation Vista.html" lesen.


Versionsgeschichte 
 Version 2.0  (14.02.2010)

• Die Datenbank wurde auf die Basis von Absolute Database™ gesetzt. 
• Das Programm ist jetzt Windows Vista und Windows 7 kompatibel. (Ich habe ausgiebig mit den  32 Bit-Versionen dieser Betriebssysteme getestet. Unter Windows 7 64 Bit ist die Schülerverwaltung auch gelaufen, aber nur wenig getestet) 
• In den Berichten kann jetzt ein kleiner Editor benutzt werden.
• In der Finanztabelle ist das Feld "L_ID" hinzugekommen. Damit können die Einnahmen eines Mitarbeiters leichter beurteilt werden
• Die Schaltflächen auf  der Unterrichtsseite wurden anders gruppiert.
• Wenn Sie Inhalte von einem Laptop mit den Inhalten des heimischen PCs abgleichen kann es vorkommen, dass die externen Tabellen eine falsche Schülernummer haben. Dies lässt sich mit der Funktion "Datensatz / SchüerNr. anpassen" korrigieren.
• Sehr viele kleine Anpassungen an die neue Datenbank die "unter der Motorhaube" werkeln und die Leistung verbessern.
  

• Neues Register mit Verwaltung von Unterrichtsinhalten.
• Neues Register mit Verwaltung von Noten, Instrumenten und deren Verleih.
• Neu in Schülerdatenbank: Felder für Abmeldedatum und Aufgabenverwaltung. (Bei Programmstart wird auf fällige Aufgaben überprüft und Schüler mit fälligem Abmeldedatum werden automatisch als ehemalige Schüler eingestellt und werden auch nicht mehr automatisch in der Finanztabelle oder Bankeinzugstabelle geführt)
• In dem Ausbildungsbericht können die Überschriften eingestellt werden, und Datensätze leichter markiert werden.
• Neu in Finanzregister: Erfassung von Zahlungsart (Überweisung, Bankeinzug, Barzahlung).
• Im Bankeinzugsfenster können Sie jetzt Gruppen mit flexiblem Abbuchungsdatum einrichten (Auch mit markierten Datensätzen).
  Es können jetzt auch (eingeschränkt) Gutschriften für die Mitarbeiter mit dem Programm gemacht werden.
• Der Inhalt der Bankeinzugsdatei wird als QuickReport-Datei gespeichert  und kann für Kontrolle später eingesehen werden.
  
• Die Klassenliste wurde ein wenig übersichtlicher gestaltet.
• Im Brieffenster wird jetzt die Briefanrede angezeigt. Auch kann jetzt eine Betreffzeile geschrieben werden. Mit dem Text wird auch die Schülernummer mitgespeichert. So sucht das Programm bei dem erneuten Laden des Brieftextes automatisch den richtigen Schüler.
• Briefe können bei Bedarf wieder mit dem ursprünglichen Datum ausgedruckt werden.
• Stundenpläne und Finanztabelle können zwischendurch mit dem Menü "Reports" als Quickreport-Schnappschüsse gespeichert werden. Diese können auch an gleicher Stelle geöffnet und ausgedruckt werden.
• Das Feld mit dem Geburtstag färbt sich am Tag vor dem Geburtstag gelb, am Geburtstag rot und am Tag danach hellblau.
  
• Defekte Daten können mit einem Reparaturprogramm wieder flott gemacht werden.
• Der Export in Excel kann jetzt aus fünf verschiedenen Tabellen vorgenommen werden. Die Zieldatei lässt sich auswählen oder umbenennen.
• Datensätze können nach Nachname, Vorname oder Schülernummer gesucht werden.
  

• Daten können jetzt mit externen Daten abgeglichen werden. (Menü Datei / Daten abgleichen ...)
• Bankdaten können in die Word-Verträge eingebunden werden. Hier können jetzt auch weitere Felder definiert werden.
• Die Kündigungsfristen können flexibler eingestellt werden.
• Kalendereinträge können ausgewertet werden (unregelmäßige Bezahlungen, Mitarbeiterhonorare)
• Mitarbeiterhonorar wird errechnet.
• Tabellenüberschriften der Finanztabelle können in der Liste gespeichert und editiert werden.
• Das Interface der Klassenliste wurde deutlich verbessert.
• Im Briefmodul kann jetzt auch eine Betreffzeile eingegeben werden. Die Kürzel "Abs.:" und "Betr.:" können eingestellt werden.
• Intelligente Filter können in den Grundeinstellungen ein- oder ausgeschaltet werden.
• Mit den Reports können Stundenpläne oder die Finanztabelle bequem in der Druckvorschauform gespeichert werden (Quickreports).
• Diverse kleinere Verbesserungen.

• Es können jetzt die Schüler von mehreren Lehrern verwaltet werden. Eine zusätzliche Option "Lehrer" wurde in der Auswahlliste "Schule / Privat" eingefügt. 
• Die Tabelle Adressenliste wurde durch eine Übersichtstabelle in der Eingabemaske ersetzt. Eine Adressenliste ist nach wie vor in den Druckfuntktionen vorhanden. 
• Die Gruppennummern werden jetzt nicht mehr im Stundenplanausdruck angezeigt. 
• Die Eingabemaske wurde gründlich überarbeitet. 
• Die Filter sind jetzt alle oben im Schaltflächenbereich. 
• Filter werden, bei Registerwechsel zum Stundenplan oder Klassenliste, "intelligent" gesetzt. Gesetzte Filter werden rot angezeigt um Fehlbedienung zu vermeiden. 
• Beim Einfügen eines neuen Datensatzes werden alle Filter automatisch gelöscht. Bei Veränderung des Monats, in der Auswahlbox im Register Klassenliste, wird dieser jetzt in der Tabelle richtig angezeigt. 
• In  Filter 2 werden im Register  Klassenliste nur die benutzbaren Optionen angezeigt. 
• Die Hintergrundfarbe der Tabellen kann jetzt eingestellt werden.  
• Das "Beenden"  ist jetzt links oben und wandert nicht mehr mit.

• Eine Klassenliste (Anwesenheitsliste) kann jetzt mit dem Programm geführt werden. Die Jahresunterrichtsstunden werden damit erfasst.
• Das Formular für den Bankeinzug wurde weiter verbessert. Mit "Strg-F4" können mehrere Datensätze in Folge markiert werden.

• Am 03.03.03 wurde die erste offizielle Version ins Netzt gestellt. Die ersten 5 User bekamen noch einen gratis Registrierungsschlüssel wenn sie  Verbesserungsvorschläge und Fehlermeldungen an mich weiter gaben.

Bekannte Fehler

• Wenn Sie in den Tabellen mit dem Mausrad schnell hin und her scrollen kann es vorkommen, dass der Cursor aus dem Programm springt und irgendwelche Symbole auf dem Desktop markiert. Dies ist z.B. bei der Maussoftware von Logitech vorgekommen. Wenn dies bei Ihnen ein Problem darstellen sollte, kann eine Synchronistationszeit nach jedem Datensatzwechsel eingestellt werden. (Siehe Grundeinstellungen). Wenn Sie damit keine Probleme haben, lassen Sie diese Wartezeit weg.

• Wenn Sie das Feld "Zeit" anklicken werden die Minuten immer als :00 angezeigt, auch wenn der Wert noch nicht geändert wurde. (15:45 wird als 15:00 angezeigt).  Dies ist eine Eigenart der Eingabemaske die ich nicht verändern kann. Wenn Sie in ein anderes Feld klicken, wird die Zeit wieder mit dem eingegebenen Wert angezeigt.

• Dieses Programm ist nicht geeignet für Bildschirmauflösung unter 800 x 600
  

• Dieses Programm ist nicht optimal geeignet für die Bildschirmeinstellung "Große Schriftarten". (Eigenschaften von Anzeige / Einstellungen / Erweitert). Es kommt dann zu Darstellungsschwierigkeiten in einigen Fenstern. Stellen Sie lieber die Größe der Schrift ein mit "Eigenschaften von Anzeige" / "Darstellung" (Rechtsklick auf den Desktop) und benutzen Sie "Kleine Schriftarten".
  

• In der Druckvorschau werden nicht alle Linien zwischen den Zeilen dargestellt. Dies hat aber keinen Einfluss auf den Ausdruck. In einigen Fällen verschwinden sogar einzelne Buchstaben in der Vorschau. Auch dies hat keinen Einfluss auf den Ausdruck. Dies ist ein Bug in dem Vorschaumodul von Q-Soft. (Bestandteil von dem Delphi Programmiertool).
  
  
• Wenn Sie in der Druckvorschau mit der Maus über das Druckersymbol gehen, sehen Sie als Funktionsbeschreibung "Vorschau anzeigen". Es müsste aber "Dokument drucken" oder so ähnlich heißen. Auch dies ist ein Bug in diesem Vorschaumodul von Q-Soft, den ich nicht ändern kann.
  

Credits / Danksagung

Credits for the AVLock Gold 5 component, goes to  Alcides Valega, Santa Cruz,  Argentina.
Für die DTAUS-Routine wurde die Delphi-Komponete: mpsDTAUS  (c) 1999-2001 von Robert Wachtel benutzt. Ihm auch besten Dank!!
Besten Dank auch an Peter und Dirk für Anregungen und ausgiebiges Testen.

Dann zum Schluss nur die übliche Vorkehrung: 
Jegliche Benutzung des Programms ist auf eigene Verantwortung! Es kann keine Garantie dafür gegeben werden, dass es nicht unter bestimmten Umständen zu Programmabstürzen kommen kann. Für einen Datenverlust in dem Zusammenhang kann keine Gewähr übernommen werden.  Für dieses Programm wie auch für alle andere gilt: Sichern Sie immer regelmäßig Ihre Daten und machen Sie regelmäßig eine Datensicherung mit diesem Programm. Nur so können Sie sich vor unangenehmen Überraschungen sichern!

© Hjálmur Sighvatsson in Februar 2010